Project Office Specialist (m/w/d)

• Vertriebssupport & Vertragsadministration: Formelle Qualitätssicherung von Angeboten, Unterstützung bei Ausschreibungsvorbereitungen (inkl. Aktualisierung von Templates, Formalien, Bescheinigungen und Portal-Zugangsdaten) sowie Prüfung von Rahmenverträgen und Kunden-NDAs.
• Projektverwaltung & Systempflege (Projektron BCS): Prüfung, Verteilung und Weiterverarbeitung von Auftragseingängen/VVZ, Projektanlage sowie Erstellung und Pflege der elektronischen Projektakten und die Qualitätssicherung der Mitarbeitenden-Profile.
• Abrechnung & Freelancer-Management: Zuverlässige Prüfung von Rechnungseingängen der Freelancer sowie aktive Unterstützung beim Monatsabschluss (Fakturierung an Kunden).
• Controlling, Reporting & Management-Zuarbeit: Monitoring von Auftragseingängen und berichtspflichtigen Projekten, Erstellung von Projektübersichten/-auswertungen, Pflege der Rahmenvertragsübersicht in Projektron BCS sowie Ausarbeitung monatlicher KPIs (Soll-Ist-Abgleich von Leistungen/Umsatz/Kosten von Angestellten und Freelancern).
• Interne Schnittstelle & Audit-Support: Erste Anlaufstelle zur Orientierung und fachlicher Ansprechpartner für Mitarbeitende bei Fragen rund um Projektron BCS sowie zuverlässige Zuarbeit bei den Jahresabschluss-Anforderungen der Wirtschaftsprüfer.

Wir bieten

• Lifelong Learning: vielseitiges Seminarprogramm, persönliches Coaching und Mentoring, gezielte Zertifizierungen, individuelle Personalentwicklung, Onboardingveranstaltung
• Flexibles Arbeiten: hybrides Arbeitszeitmodell, Homeoffice, 30 Tage Urlaub, Sonderurlaubstage, Urlaub Plus Modell, Workation-Konzepte, Sabbatical
• Community & Zusammenarbeit: echtes Miteinander, gemeinsame Erlebnisse wie Community Days und Teamevents, strukturiertes Mentorenprogramm und diverse Austausch-Formate
• Wohlfühlpaket: Bistro/Essenszuschuss, Vergünstigungen, Mitarbeitervorteile
• Mobilität & Fitness: Firmenfitness, E-Bike Leasing, Firmenwagen-Option, Bahncard, Ladestationen

Deine Stärke liegt darin, den Überblick über komplexe Abläufe zu behalten und verschiedenen Teams als vertrauensvoller Partner den Rücken freizuhalten? In Deiner Rolle als Project Office Specialist (m/w/d)begleitest Du unsere Projekte von der ersten Angebotsprüfung über das laufende Projektcontrolling bis hin zur strategischen Datenaufbereitung für das Management. Mit Deinem Engagement, Deiner Zahlenaffinität und Deiner Expertise für unsere Systeme wirst Du so zum administrativen Herzstück unseres gesamten Projektgeschäfts.