Job-Nr. 21327718

Projektassistenz (d/w/m) Netzwerk Universitätsmedizin NUM

Charité vor 3 Tagen

Vollzeit

StandortBerlin-Mitte, Berlin

Arbeitszeit Vollzeit Eintrittsdatum Nächstmöglich Dauer der Anstellung Befristet Bewerbungsfrist 09.08.2026 Einsatzort Charité Campus Charité Mitte Kennziffer 7822 Entgeltgruppe E9b Arbeiten an der Charité Das NUM ist ein auf bundesweite Kooperation ausgerichtetes Netzwerk der 37 deutschen Universitätsklinika mit hoher Sichtbarkeit in der biomedizinischen Forschungslandschaft (www.netzwerk-universitaetsmedizin.de). Koordiniert wird dieses Netzwerk durch die Charité – Universitätsmedizin Berlin. Sie hat die Gesamtprojektleitung inne und ist Sitz der NUM-Koordinierungsstelle (KS). Die NUM-KS ist der administrative Kern des Netzwerks. Sie unterstützt die Planung und Steuerung der Netzwerk-Aktivitäten und ist zentraler Ansprechpartner für alle Netzwerkpartner mit dessen jeweiligen Stakeholdern/Partnern. Im NUM werden große Verbundprojekte durchgeführt, die den Forschungsstandort Deutschland stärken. Im Zentrum dieser Aktivitäten steht die Bereitstellung verschiedener Plattformen, die einen zentralen Zugang zu standardisierten Gesundheitsdaten der gesamten deutschen Universitätsmedizin ermöglichen. Aus Mitteln des Sondervermögens für Infrastruktur und Klimaneutralität der Bundesregierung sollen diese Koordinationsaufgaben weiter ausgebaut werden. Zu Mitte 2027 wird sowohl die NUM-KS als auch die Förderung des Sondervermögens von der Charité an eine derzeit im Aufbau befindliche eigenständige NUM GmbH in Trägerschaft des Bundes überführt werden. Diese Assistenzstelle wird im Rahmen der Förderung des Sondervermögens ausgeschrieben und ist weiterhin an die Projektlaufzeit gebunden.

Die Stelle im Überblick

Organisatorische und administrative Unterstützung der Leitung der Koordinierungsstelle NUM
Unterstützung des Teams bei allen anfallenden Themen, insbesondere bei der Terminorganisation, Büroorganisation (u.a. Erstellung und Pflege der Adressverteiler, Bearbeitung von Postein- sowie -ausgang, Unterstützung bei der Ablage), Veranstaltungsplanung und –durchführung, Bestellwesen sowie Rechnungsverwaltung
Vor- und Nachbereitung von Präsenzterminen und Konferenzen
Zentrale (telefonische) Ansprechperson der NUM Koordinierungsstelle (u. a. Anfragen der Netzwerkpartner:innen)
Personaladministration (u.a. Urlaubsplanung, Dienstreiseplanung, On-/Offboarding, Antragswesen)

Danach suchen wir

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Weiterbildung zur Fachwirtin / zum Fachwirt, abgeschlossenes Studium im Office Management oder eine vergleichbare Qualifikation
Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung mit Bezug zum Aufgabengebiet; vorzugsweise in der Leitungsassistenz (Vorstand, Geschäftsführung etc.)
Erfahrungen im universitären Arbeitsumfeld, in einer Gesundheitseinrichtung, Klinik oder wissenschaftlichen Einrichtung sind vorteilhaft
Erfahrung in der Projektverwaltung und dem Dokumentenmanagement sind idealerweise vorhanden
Hohe Motivation, Lernfähigkeit, Eigenverantwortung und Verlässlichkeit
Strukturierte, ergebnisorientierte und selbstständige Arbeitsweise verbunden mit einem hohen Maß an Organisationstalent, Flexibilität, Belastbarkeit und Teamorientierung
Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und hohes Verantwortungsbewusstsein
Verhandlungssichere Deutsch- und sichere Englischkenntnisse Sehr gute MS Teams und MS Office Kenntnisse; SAP-Kenntnisse sind vorteilhaft

Das bringt die Charité mit

Mitarbeit am Aufbau einer neuen Organisationsstruktur
Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem netten, motivierten und interdisziplinären Team
Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
Ein gut strukturiertes Onboarding
Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
Fahrradleasing über JobRad möglich, Velo Klinik mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus Eine zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - Weitere Informationen finden Sie hier

Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard Die Bewerbungsfrist endet am: 09.08.2026 Kennziffer: 7822

Vorteile und Leistungen Faire Löhne und Arbeitskonditionen

An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub.

Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar

Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.

Leben und Arbeiten in Berlin

Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.

Eine Charité-interne Umsetzung kann nur erfolgen, wenn die aktuelle Stelle ebenfalls drittmittelfinanziert ist oder die aktuelle Vertragslaufzeit endet Informationen zur Stelle Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Hier finden Sie alle Informationen zum Gehalt und Tarifvertrag Die Postion ist in Vollzeit mit 38,5 Wochenstunden zu besetzen Die Stelle ist an die Projektlaufzeit gebunden und bis zum 31.12.2029 bfristet Leider können wir nur Bewerbungen mit vollständigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) in deutscher Sprache berücksichtigen