Projektmanagement Assistenz (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Deine Aufgaben:

Projektbasiert, abwechslungsreich und teamorientiert

• Du unterstützt die Projektmanager im Tagesgeschäft bei der Organisation und Koordination von Ladenbau- und Bauprojekten und bist als Backoffice-Schnittstelle ein verlässlicher Teil des Projektteams.
• Du holst Angebote von Lieferanten und Nachunternehmern ein, prüfst sie formal, bereitest übersichtliche Vergleiche auf und stellst dem Projektteam eine saubere Grundlage für Freigaben und Entscheidungen bereit.
• Du unterstützt bei der Erstellung von Kundenangeboten und führst die anschließenden Schritte im Warenwirtschaftssystem sauber weiter – von der Bestellung bis zu den zugehörigen Belegen (z. B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen).
• Du erstellst Bedarfsübersichten, bereitest darauf aufbauend Bestellungen zur Auslösung bzw. Freigabe vor und hältst Auftragsbestätigungen, Liefertermine, Fristen sowie zugesagte Leistungen konsequent nach – inklusive frühzeitiger Meldung bei Abweichungen.
• Du stellst projektrelevante Unterlagen wie Datenblätter, Serviceberichte sowie Revisions- und Abnahmeunterlagen strukturiert zusammen und koordinierst Service- und After-Sales-Vorgänge inkl. Dokumentation des Bearbeitungsstandes
• Du unterstützt bei der Erstellung von Bauzeitenplänen, Reportings sowie Präsentationen und setzt dabei KI-gestützte Hilfsmittel sinnvoll ein, um Qualität und Effizienz zu erhöhen.
• Du bringst dich aktiv in die Lösungsfindung ein, wenn im Projektverlauf Herausforderungen auftreten, arbeitest dich strukturiert in offene Punkte ein und unterstützt das Team mit deinem Organisationstalent, damit Zeitpläne und Abläufe stabil bleiben.

Dein Profil:

Organisationstalent, technisches Grundverständnis und Kundenfokus

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung (oder eine vergleichbare Qualifikation) und bringst ein gutes Grundverständnis für Projektabläufe sowie den Umgang mit technischen Unterlagen mit.
• Du arbeitest ausgesprochen strukturiert, sorgfältig und zuverlässig, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und kannst Aufgaben eigenständig priorisieren und sauber zu Ende bringen.
• Du bist sehr gut organisiert, hältst offene Punkte verbindlich nach und sorgst mit deiner Selbstorganisation dafür, dass Fristen eingehalten werden.
• Du gehst sicher mit MS Office um – insbesondere mit Excel und Outlook – und nutzt digitale Werkzeuge inklusive KI-Anwendungen routiniert, um Listen, Übersichten, Terminstände und Dokumentationen sauber zu pflegen.
• Idealerweise hast du bereits mit einem ERP- bzw. Warenwirtschaftssystem gearbeitet oder bist motiviert, dich schnell und zuverlässig in neue Systeme einzuarbeiten.
• Du kommunizierst klar, freundlich und sachlich – intern im Team sowie mit Lieferanten und Nachunternehmern – und formulierst Informationen so, dass sie für alle Beteiligten verständlich und verwertbar sind.
• Du arbeitest diskret und verantwortungsbewusst, gehst sorgfältig mit vertraulichen Projekt- und Unternehmensdaten um und bist eine verlässliche Unterstützung im Hintergrund.

Deine Vorteile:

Umfangreiche betriebliche Benefits und Entwicklungschancen

• Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten und einem unbefristeten Arbeitsvertrag
• Wir unterstützen dich monatlich mit bis zu 50 € steuerfreiem Sachbezug über deine persönliche FREUND-BonusCard
• Du erhältst einen Mitarbeiter-Rabatt auf unsere handwerklich gerösteten Kaffees und Food Produkte aus unserem Café sowie attraktive Rabatte bei vielen Online-Shops über unseren Partner Corporate Benefits
• Wir denken für dich an später und zahlen einen Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Wir bieten dir die Möglichkeit ein individuelles Jobrad zu leasen
• Wir schaffen dir Erlebnisse im Team, wie z.B. Sommerfest, Weihnachtsfeier und unser gemeinsames Mittagessen jeden Freitag
• Kostenfreie Mitarbeiterparkplätze sind für uns ebenso selbstverständlich, wie die Nutzung unserer Duschen und die Bereitstellung von frischem Kaffee, Tee und Wasser.
• Du profitierst von einer dynamischen, modernen Arbeitsumgebung mit flachen Hierarchien und direkter Kommunikation bis hin zur Geschäftsführung
• Du triffst auf offene Türen, kurze Wege, hilfsbereite, engagierte Kolleginnen und Kollegen sowie ein freundliches respektvolles Miteinander
• Wir fördern deine Weiterentwicklung mit individuell auf dich abgestimmten Maßnahmen

Projektmanagement Assistenz (m/w/d)**