Prozessmanager HR (m/w/d), Personalmanager (m/w/d) (Betriebswirt/in (Hochschule) - Personalmanagement)

Zweck und Ziel der Stelle

Ziel ist die fachliche und organisatorische Unterstützung der Personalabteilung bei folgenden Vorhaben: •

• Analyse, Optimierung und Standardisierung aller zentralen HR-Prozesse •
• Begleitung der Einführung bzw. Anpassung von HR-IT-Systemen (z. B. digitale Personalakte, Reisekostentool, Bewerbungsmanagement, Zeitwirtschaft, Self-Service-Portale) •
• Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs in optimierte Abläufe und neue Systeme •
• Entlastung des internen Personals während der Projektphasen •
• Nachweisbare Verbesserung von Prozessqualität, Bearbeitungszeiten und Rechts- bzw. Datenschutzkonformität • Unterstützung bei der Erstellung von Verfahrensanweisungen, Prozessdokumentationen und DSGVO-Nachweisen

Deine Aufgaben

Die Stelle beinhaltet folgende Aufgaben und untergliedert sich in 3 Schritte:

Prozessanalyse & -dokumentation

Dokumentation und Analyse der bestehenden HR-Prozesse sowie Identifikation von Schwachstellen, Medienbrüchen und redundanten Arbeitsschritten in folgenden Bereichen: •

• Bewerbungsprozess •
• Einstellungsprozess inkl. Vertragsmanagement •
• Onboarding neuer Mitarbeitender •
• Personalstammdatenpflege / Personalmanagementprozesse / operatives Personalmanagement (z.B. Arbeitszeitänderungen) •
• Zeitwirtschaft & Abwesenheitsmanagement •
• Personalentwicklung & Weiterbildung •
• HR-Controlling & Reporting •
• Prozess Reisekostenabrechnung • Offboarding-Prozess

Prozessoptimierung

Anpassung und Entwicklung zentraler HR-Prozesse auf Basis der Ist-Analyse unter Anwendung bzw. Berücksichtigung von Best Practices, rechtlichen Anforderungen (z. B. DSGVO, Nachweisgesetz) sowie institutsindividuellen und trägerindividuellen Rahmenbedingungen (z.B. unter Einbindung der Regularien des Organisationshandbuches der Max-Planck-Gesellschaft) und unter Beachtung der Vorgaben durch den TVÖD-Bund. •

• Identifikation von Optimierungs- und Automatisierungspotenzialen •
• Sicherstellung der Compliance in allen Prozessschritten •
• Eindeutige Definition von Rollen, Zuständigkeiten (inkl. Vertretungsregelungen) und eingesetzten Systemen

Umsetzung & Change-Begleitung

• Unterstützung bei der Umsetzung der optimierten Prozesse •
• Erstellung und Durchführung interner Schulungen für Mitarbeitende der Personalabteilung •
• Anpassung und Digitalisierung bestehender Dokumente und Formulare •
• Kommunikation und Begleitung des Veränderungsprozesses innerhalb der Abteilung

Das bringst Du mit

Mindestanforderungen für diese Stelle: •

• Mehrjährige Erfahrung in operativen Prozessen der Personalabteilung inkl. Gehaltsabrechnung, idealerweise auch in einer Führungsrolle •
• Mehrjährige Erfahrung (mind. 3–5 Jahre) in der Optimierung von Personalprozessen in Organisationen, idealerweise in tarifgebundenem Umfeld •
• Fundierte Kenntnisse zu HR-IT-Systemen, digitaler Personalakte, Bewerbermanagement, Zeitwirtschaft •
• Nachweisbare Erfahrung in Systemeinführungen, Datenmigrationen und Testmanagement •
• Praktische Expertise im Prozessmanagement, Dokumentation und Change-Management •
• Sicherer Umgang mit DSGVO-Anforderungen in HR-Prozessen •
• Fähigkeit zur verständlichen Vermittlung komplexer Sachverhalte und Schulung von HR-Mitarbeitenden •
• Hohe kommunikative Kompetenz und strukturierte Arbeitsweise

Wir bieten Dir

• einen unbefristeten Arbeitsvertrag
• Wir zahlen deutlich über dem tariflichen Mindestlohn
• die Möglichkeit zur Übernahme im Einsatzunternehmen
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Betreuung und Unterstützung durch das Formel Zeitarbeit-Team - Arbeitsmedizinische Betreuung - Abschlagszahlungen - Lohnzahlungen bereits am 7. Banktag

Prozessmanager HR (m/w/d), Personalmanager (m/w/d)

Die Stelle ist in Vollzeit 39h/Woche zu besetzen (1 Tag Homeoffice pro Woche möglich), oder in Teilzeit (kein Homeoffice möglich)

Befristung: 15 Monate Befristungsgrund: Projektarbeit Art(en) des Personalbedarfs: Festanstellung Zeitarbeit