Rechtsanwaltsfachangestellter (w/m/d) mit Assistenzfunktion - SAP Legal

Was du mitgestaltest: Als Rechtsanwaltsfachangestellte/r mit Assistenzfunktion unterstützt du die Juristinnen und Juristen der Rechtsabteilung bei administrativen, organisatorischen und rechtlichen Aufgaben. Du trägst zu effizienten Abläufen innerhalb der Rechtsabteilung bei, koordinierst Prozesse und unterstützt das Vertrags-, Fristen- und Dokumentenmanagement sowie die Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen und externen Rechtsberatern.

Deine Aufgaben im Detail:

• Unterstützung der Rechtsabteilung: Organisation und Koordination administrativer Abläufe innerhalb der Rechtsabteilung; Unterstützung der Unternehmensjuristinnen und -juristen bei der Bearbeitung rechtlicher Sachverhalte.
• Führung, Pflege und Archivierung rechtlicher Dokumente, Akten und Vorgänge in digitalen Systemen.
• Überwachung, Berechnung und Nachverfolgung von Fristen, Terminen und Wiedervorlagen; Sicherstellung der fristgerechten Bearbeitung rechtlicher Vorgänge.
• Erstellung, Bearbeitung, Formatierung und Qualitätssicherung rechtlicher Dokumente, Verträge, Korrespondenzen, Beschlussvorlagen und Präsentationen.
• Kommunikation mit internen Fachbereichen, Behörden, Gerichten, Notariaten und externen Kanzleien; Unterstützung bei der Koordination externer Rechtsberater.
• Gesellschaftsrecht, behördliche Vorgänge:
• Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung gesellschaftsrechtlicher und notarieller Vorgänge.
• Abstimmung mit Notariaten, Behörden, Registern und weiteren externen Stellen sowie Einholung erforderlicher Unterlagen und Nachweise.
• Koordination von Unterschriftsprozessen einschließlich Beglaubigungen, Apostillen und sonstiger Legalisierungsverfahren.
• Unterstützung bei registerrechtlichen Anmeldungen und Änderungen sowie Bearbeitung standardisierter Bescheinigungen, Unternehmensbestätigungen und rechtlicher Korrespondenz.
• Vertrags- und Dokumentenmanagement, Vollmachten:
• Unterstützung bei Erstellung, Prüfung, Verwaltung und Aktualisierung von Verträgen, Vertragsvorlagen, Musterdokumenten und rechtlich relevanten Unternehmensinformationen.
• Pflege von Vertragsdatenbanken und Dokumentenmanagementsystemen; Nachverfolgung von Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und Genehmigungsprozessen.
• Sicherstellung vollständiger und revisionssicherer Dokumentation rechtlich relevanter Unterlagen sowie Unterstützung elektronischer Signaturprozesse.
• Verwaltung und Dokumentation von Vollmachten, Zeichnungsberechtigungen, Veröffentlichungen, Registereinträgen, Unternehmensangaben und Stammdaten.
• Assistenz, Legal Operations und Projekte:
• Termin- und Kalenderverwaltung, Organisation von Meetings, Workshops und Schulungen sowie Vorbereitung von Unterlagen, Protokollen und Management-Präsentationen.
• Reiseplanung, Reisekostenabrechnung, Budget- und Bestellprozesse, Rechnungsbearbeitung sowie Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
• Mitwirkung bei Prozessoptimierung, Standardisierung, Digitalisierung und Automatisierung innerhalb der Rechtsabteilung.
• Erstellung von Auswertungen, Reports und Übersichten; Unterstützung bei Budgetplanung, Kostenkontrolle und Reporting im Rechtsbereich. Unterstützung interner Kontroll-, Compliance- und Governance-Anforderungen einschließlich Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Dokumentationen.

Was du mitbringst:

Fachliche Qualifikation:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte/r, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung zum/zur Rechtsfachwirt/in oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung, vorzugsweise in einer Unternehmensrechtsabteilung, Wirtschaftskanzlei oder einem vergleichbaren juristischen Umfeld.
• Fundierte Kenntnisse im Fristen-, Akten-, Dokumenten- und Vertragsmanagement sowie Verständnis für administrative und organisatorische Rechtsprozesse.
• Erfahrung mit gesellschafts- und registerrechtlichen Themen sowie in der Zusammenarbeit mit Notariaten, Behörden und Registern von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS Office 365; Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen, digitalen Workflows und elektronischen Signaturprozessen wünschenswert. Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse jeweils in Wort und Schrift.

Persönliche Kompetenzen:

• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit sowie eine strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise.
• Hohes Qualitäts- und Genauigkeitsbewusstsein, Detailorientierung und sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion; Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen Prioritäten sicher zu setzen.
• Serviceorientiertes Denken, professionelles Auftreten, Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld.
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte strukturiert aufzubereiten, effizient zu bearbeiten und lösungsorientiert zu handeln.

Wir bieten

Was hast du davon? Ständiges Lernen, Weiterentwicklung deiner Fähigkeiten, großartige Zusatzleistungen und ein Team, das möchte, dass du wächst und erfolgreich bist.

Chancengleichheit und Barrierefreiheit

SAP bekennt sich zu den Werten der Chancengleichheit am Arbeitsplatz und bietet im Fall von mit körperlichen und/oder geistigen Beeinträchtigungen barrierefreie Unterstützung bei der Bewerbung. Nur unbefristete Positionen sind gemäß den Teilnahmebedingungen in der SAP Referral Policy für das SAP-Mitarbeiterempfehlungsprogramm berechtigt. Für Positionen in der Berufsausbildung können besondere Bedingungen gelten.

Einsatz von KI im Rekrutierungsprozess

Weitere Informationen über den verantwortungsvollen Einsatz von KI in unserem Rekrutierungsprozess findest du in unseren Richtlinien zur ethischen Nutzung von KI im Rekrutierungsprozess. Bitte beachte, dass Verstöße gegen diese Richtlinien zum Ausschluss aus dem Bewerbungsprozess führen können.