Referent/Assistent Director Engineering (all genders)

Ressourcen- und Projektsteuerung

• Laufende Pflege der Ressourcenplanung/Auslastungs-Heatmap über alle Projektblätter
• Monatliches Zusammenführen der Personenaufwände aus den Projektblättern
• Frühzeitiges Erkennen und Melden von Auslastungskonflikten zwischen Projekten
• Nachverfolgen offener Punkte aus Projekt-Reviews
• Meeting- und Kommunikationsmanagement
• Vor- und Nachbereitung der Statusmeetings mit den direkt unterstellten Teamleitern
• Protokollführung und Aktionslisten-Tracking
• Selbstständiges Nachfassen bei Verantwortlichen bei Fristüberschreitung
• Terminkoordination über die sechs Disziplinen hinweg
• Priorisierung und Filterung eingehender Anfragen – nur entscheidungsrelevante Themen an den Director durchreichen
• Reporting
• Eigenständige Erstaufbereitung des Portfolio-Reportings für die C-Suite (Datensammlung, Konsolidierung, Standardvisualisierung)
• Pflege wiederkehrender Statusübersichten/Dashboards
• Angebotserstellung / -koordination für Engineering-Umfänge
• Koordination der Aufwandsschätzungen mit den Teamleitern/Disziplinen (Einholen, Nachfassen, Konsolidierung)
• Pflege von Angebotsvorlagen und Standardtexten für Engineering-Leistungsbeschreibungen
• Nachverfolgung von Fristen im Angebotsprozess (interne Freigaben, Kundentermine)
• Erstkonsolidierung der Kalkulation/Aufwandsübersicht aus den Fachbereichen
• Koordination der Abstimmungsschleifen zwischen Vertrieb/Sales und Engineering
• Vorbereitung der Angebotsunterlagen zur finalen Prüfung/Freigabe durch den Director
• Ablage und Versionierung von Angebotsdokumenten über den gesamten Prozess
• Reise- und Terminlogistik
• Reisemanagement (Buchung, Reiseplanung, Reisekostenabrechnung)
• Vorbereitung von Reiseunterlagen bei Kunden-/Lieferantenterminen
• Kalenderpflege inkl. Pufferzeiten und Priorisierung bei Terminkonflikten
• Dokumenten- und Ablagemanagement
• Digitale Ablagestruktur pflegen (Verträge, Freigaben, Protokolle)
• Versionierung und Nachverfolgung von Dokumenten mit mehreren Freigabeschleifen
• Vorbereitung/Formatierung von Präsentationen und Unterlagen für Termine
• Korrespondenz
• Erste Sichtung und Beantwortung von Standard-E-Mails
• Vorbereitung von Antwortentwürfen bei wiederkehrenden Anfragen
• Nachfassen bei externen Partnern/Lieferanten zu offenen administrativen Punkten
• Beschaffung / interne Prozesse
• Bestellungen und Beschaffungsanträge (Büromaterial, Dienstleistungen, Tools)
• Abwicklung interner Genehmigungsprozesse (z. B. Investitionsanträge, Freigabeworkflows)
• Rechnungsprüfung/-freigabe in einem definierten Rahmen
• Veranstaltungs- und Eventorganisation
• Organisation von Teamevents, Workshops, standortinternen Veranstaltungen
• Logistik bei Kundenbesuchen (Raumbuchung, Bewirtung, Agenda)
• Onboarding-Unterstützung
• Administrative Abwicklung beim Onboarding neuer Mitarbeiter im Verantwortungsbereich (Ausstattung, Zugänge, erste Termine)
• Budget- und Kostenübersicht
• Laufende Pflege einfacher Budget-Trackingtabellen
• Vorbereitung von Kostenübersichten für Reviews

• Abgeschlossene mind. dreijährige kaufmännische oder technische Berufsausbildung
• mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbarer Position innerhalb eines technologiegetriebenen Industrieunternehmens
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise; hohe Selbstständigkeit
• Belastbarkeit im Umgang mit mehreren parallelen Themen/Schnittstellen
• Sicherer Umgang mit den MS Office Anwendungen, vor allem sehr gute Excel Kenntnisse (Ressourcenplanung) und Reporting-Tools
• Kommunikationsstärke gegenüber Teamleitern auf Augenhöhe (Durchsetzungsfähigkeit ohne formale disziplinarische Macht)
• Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Director auf Basis ausgeprägter Diskretion und Integrität
• Grundverständnis von Engineering-/Projektstrukturen (V-Modell, RASCI) sowie idealerweise Angebotsprozessen von Vorteil
• Interesse an Technik und Entwicklungsprozessen
• verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Schrift und Wort Dein VIN: Was dich bei VINCORION in Altenstadt erwartet:

• Mitgestalten: Ob in der Entwicklung, Fertigung, Instandhaltung oder im Projekt – du trägst aktiv dazu bei, dass sicherheitsrelevante Technologien entstehen, funktionieren und weiterentwickelt werden.
• Verantwortung übernehmen: Du arbeitest nicht nur Aufgaben ab, sondern beeinflusst Qualität, Prozesse und Ergebnisse direkt – sichtbar und messbar.
• Starke Rahmenbedingungen: Tarifgebundene Vergütung, Urlaubs‑ & Weihnachtsgeld sowie 30 Tage Urlaub.
• Flexibles Arbeiten: Moderne Arbeitszeiten und – je nach Tätigkeit – Mobile‑Office‑Option.
• Weiterkommen durch Können: Schulungen, Englischkurse und regelmäßige Entwicklungsgespräche unterstützen dich dabei, fachlich wie praktisch immer besser zu werden.
• Effiziente Mobilität: JobRad‑Leasing, kostenlose Parkplätze und gute Anbindung aus der Region.
• Ein Team, das anpackt: Kolleginnen und Kollegen, die Verantwortung übernehmen, Lösungen finden und gemeinsam Ergebnisse liefern – egal ob im Büro oder in der Produktion.
• Zukunftssichere Perspektive: Ein Unternehmen, das langfristig denkt, in Technologie investiert und Menschen sucht, die etwas bewegen wollen.

Und vieles mehr erklären wir gern im Gespräch.

• Attraktive Vergütung nach M+E-Tarif Bayern mit einem tariflichen Jahresgrundentgelt von rund 61.300 € brutto zzgl. tariflicher Sonderzahlungen bei einer Wochenarbeitszeit von 35 Stunden. Das jährliche Zielentgelt liegt bei voller Anspruchsberechtigung nach ca. dreijähriger Beschäftigungsdauer bei über 76.000 € brutto.
• Altersvor­sorge­wirksame Maßnahmen
• Essens­zuschuss
• Firmen­events
• Flexible Arbeits­zeitmodule
• Gesundheits­management
• Innovations­prozess/ Vorschlagwesen
• Mitarbeiter­vorteils­programm bei namhaften Marken
• Sonderurlaub bei persönlichen Ereignissen
• Unbefristetes Arbeits­verhältnis
• Individuelle Weiterbildungs­maßnahmen