Sachbearbeiter Facility Management (m/w/d)

Du übernimmst eine zentrale Rolle zwischen Geschäftsführung, Behörden, Vermietern und Dienstleistern, organisierst Abläufe, hältst Themen konsequent nach und sorgst für eine strukturierte Dokumentation. Kurz gesagt: Du schaffst Ordnung, bringst Dinge voran und stellst sicher, dass wichtige Aufgaben zuverlässig zum Abschluss kommen. Genehmigungen & Behörden

• Beantragung und Nachverfolgung von Genehmigungen
• Kommunikation mit Behörden und Ämtern
• Zusammenstellung und Einreichung erforderlicher Unterlagen
• Überwachung von Fristen und Bearbeitungsständen
• Koordination und Beantwortung von Rückfragen Wartungsmanagement
• Erstellung und Pflege von Wartungs- und Prüfplänen für unsere Standorte
• Überwachung von Wartungs- und Prüfintervallen
• Koordination von Terminen mit Dienstleistern und Prüfern
• Ablage und Dokumentation von Prüfberichten und Nachweisen Angebots- und Dienstleistermanagement
• Einholung und Vergleich von Angeboten
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung
• Kommunikation mit Handwerkern und Dienstleistern
• Nachverhandlung und Klärung offener Punkte
• Nachverfolgung laufender Aufträge und offener Arbeiten
• Prüfung und Abgleich von Rechnungen mit Angeboten und Aufträgen Organisation & Verwaltung
• Schriftliche und telefonische Kommunikation mit Behörden, Vermietern, Lieferanten, Dienstleistern und Geschäftspartnern
• Konsequentes Nachhalten offener Punkte und Fristen
• Führung von Wiedervorlagen und Erinnerungen
• Strukturierte digitale Ablage von Genehmigungen, Wartungsberichten, Prüfprotokollen, Angeboten, Verträgen und Rechnungen
• Pflege von Standortübersichten inklusive Fristen, Kosten und offenen Maßnahmen Unterstützung der Geschäftsführung
• Selbstständige Vorbereitung von Themen und Entscheidungsgrundlagen
• Sicherstellen, dass Vorgänge transparent dokumentiert und bis zum Abschluss verfolgt werden
• Entlastung der Geschäftsführung durch proaktive Organisation und Nachverfolgung Fachlich

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Microsoft Excel, Outlook und Word
• Sehr gutes schriftliches Deutsch
• Erfahrung in der strukturierten Bearbeitung von administrativen Prozessen
• Fähigkeit, Angebote, Leistungen und Rechnungen sorgfältig zu vergleichen Persönlich
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit
• Eigenständiges Arbeiten und Verantwortungsbewusstsein
• Hartnäckigkeit beim Nachhalten offener Themen
• Freundliches, professionelles und bestimmtes Auftreten am Telefon
• Fähigkeit, mehrere Standorte und viele parallele Vorgänge gleichzeitig im Blick zu behalten
• Gespür für anstehende Fristen, Prüfungen und notwendige Maßnahmen
• Sorgfältige Dokumentation und digitales Arbeiten
• Lösungsorientiertes Denken und Handeln
• Den Anspruch, Dinge nicht nur zu verwalten, sondern wirklich zum Abschluss zu bringen

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle Position mit viel Eigenverantwortung
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Kurze Entscheidungswege und eine offene Unternehmenskultur
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit Einblick in verschiedene Standorte und Unternehmensbereiche
• Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und zu verbessern
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einer wachsenden Unternehmensgruppe
• Leistungsgerechte Vergütung
• Moderne Arbeitsmittel und strukturierte digitale Arbeitsprozesse

Du behältst auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick und sorgst dafür, dass aus offenen Aufgaben erledigte Aufgaben werden? Dann bist Du bei uns genau richtig.

Standort 71384 Weinstadt Vertragsart Vollzeit