Sachbearbeiter/-in Hauptaktei / Registratur (m/w/d)
Wir suchen Sie für das Haupt- und Personalamt der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist zum 01.09.2026 und unbefristet zu besetzen. Die Hauptaktei ist die Registratur des Bürgermeisteramtes und verwaltet die laufenden Akten des Oberbürgermeisters und der Beigeordneten. Zudem ist sie die Posteingangsstelle des Oberbürgermeisters. Im Rahmen der Einführung der stadtweiten E-Akte hat die Hauptaktei eine zentrale Rolle beim Aufbau der Aktenstruktur im Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Ein Job, der Sie begeistert Sie registrieren Vorgänge nach Aktenplan
- Sie versenden die registrierten Vorgänge und legen diese ab
- Sie führen die Termin- und Aktenüberwachung für den laufenden Schriftverkehr durch
- Sie recherchieren zu verschiedenen Sachverhalten
- Sie tragen aktiv dazu bei, dass sämtliche Akten des Bürgermeisteramtes zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind
Ihr Profil
, das zu uns passt Eine abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte/-r für Medien- und Informationsdienste oder als Verwaltungsfachangestellte/-r bzw. eine abgeschlossene Erste Prüfung nach der Entgeltordnung (VKA, ehem. Angestelltenlehrgang I) oder eine vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung mit Bezug zur Verwaltung und entsprechender Erfahrung
- Bewerben können sich auch Beamt/-innen des mittleren Verwaltungsdienstes (Verwaltungswirt/-in)
- Fachwissen über den organisatorischen Aufbau und die Abläufe einer Stadtverwaltung ist von Vorteil
- Fundiertes Prozess- und Organisationsverständnis für Aktenabläufe ist gewünscht
- Gute EDV-Kenntnisse und Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen sind von Vorteil
Serviceorientierte Persönlichkeit mit sicherem Auftreten und guten Umgangsformen sowie einer sorgfältigen Arbeitsweise
Unsere Benefits
im Überblick Weil Sicherheit und Wertschätzung zählen:
- ein zukunftssicherer Arbeitsplatz, betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung, Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte – 70 € brutto pro Monat in Vollzeit, attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart Work-Life-Balance:
- flexible Arbeitszeitmodelle, Gesundheitsmanagement und Sportangebote Gemeinsam wachsen:
- persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus Umweltfreundlich unterwegs:
- ein Zuschuss zum Deutschlandticket, das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad"
Kleine Extras, die Großes bewirken: vergünstigtes Mittagessen, Rabatte und Angebote über Corporate Benefits
Wir bieten Ihnen
eine Stelle der Besoldungsgruppe A 9 (3.384,62 – 4.223,71 €)/Entgeltgruppe 8 TVöD (3.486,40 – 4.230,97 €). Alle Beträge sind monatliche Bruttowerte bei Vollzeitbeschäftigung. Weitere Informationen zur Stufensystematik finden Sie hier: Tarifbeschäftigte oder Beamt/-innen
- Amt: Haupt- und Personalamt
- Kennzahl: 101/0009/2026
- Beschäftigungsumfang: Vollzeit/Teilzeit
- Besoldungs-/Entgeltgruppe: E 8 (3.486,40 - 4.230,97 €)
- Bewerbungsfrist: 29.07.2026