Sachbearbeiter Zentrale Dienste - Sitzungsdienst / Leitung Bürgermeisterbüro (m/w/d)

Was sind Ihre Aufgaben? 1.

• Professioneller Sitzungsdienst: umfassende Vorbereitung und Koordination von Sitzungen kommunaler Gremien, inklusive Erstellung und Versand der Sitzungsunterlagen Sicherstellung der technischen und räumlichen Voraussetzungen für einen reibungslosen Ablauf aktive Teilnahme und präzise Protokollführung während der Sitzungen Nachbereitung und Überwachung des Vollzugs gefasster Beschlüsse zuverlässige Bearbeitung von Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgeldern sowie die erforderlichen Meldungen an das Finanzamt 2.
• Büroleitung: selbstständige organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen, Gesprächen, Besprechungen und Veranstaltungen Zusammenstellung, Strukturierung und adressatengerechte Aufbereitung der für Termine und Gespräche erforderlichen Informationen und Unterlagen Einholung und Koordinierung von Zuarbeiten aus den Fachbereichen Führung einer verlässlichen Aufgaben-, Fristen- und Wiedervorlagesteuerung Nachhalten von Arbeitsaufträgen, Zusagen, Beschlüssen und offenen Vorgängen Begleitung ausgewählter Vorgänge über mehrere Fachbereiche hinweg Sicherstellung eines vollständigen und rechtzeitigen Informationsflusses frühzeitiges Erkennen und Anzeigen von Abstimmungs-, Entscheidungs- und Handlungsbedarf Unterstützung bei der Vorbereitung von Grußworten, Stellungnahmen, Presseanfragen und Pressemitteilungen vertrauliche Bearbeitung von Vorgängen aus dem unmittelbaren Tätigkeitsbereich des Bürgermeisters 3.
• Organisationsunterstützung: Protokollierung interner Besprechungen zur Sicherstellung eines transparenten Informationsflusses Koordination und Organisation des Arbeitsschutzes (Arbeitsschutzausschuss, Belehrungen u.ä.)

Diese Aufzählung bietet einen Einblick in Ihre vielseitigen Tätigkeiten; flexible Anpassungen und neue Herausforderungen sind stets Teil unseres dynamischen Umfelds.

Das bringen Sie mit: 1.

• Fachliche Kompetenzen: eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter oder eine vergleichbare, für dieses Aufgabengebiet qualifizierende Ausbildung sehr gute Anwenderkenntnisse in gängigen EDV-Standardprogrammen sowie Offenheit und die Bereitschaft, sich proaktiv in neue, auch KI-gestützte, Softwarelösungen einzuarbeiten, um Arbeitsabläufe zu optimieren Bereitschaft zur weiteren Qualifizierung im Rahmen der Aufgabenwahrnehmung 2.
• Persönliche Stärken: Fähigkeit, sich schnell in unterschiedliche kommunale und fachbereichsübergreifende Themen einzuarbeiten ausgeprägtes Verständnis für organisatorische Zusammenhänge und Verwaltungsabläufe Fähigkeit, komplexe Sachverhalte zu strukturieren, wesentliche Informationen herauszuarbeiten und übersichtlich aufzubereiten vorausschauende, eigeninitiierte und lösungsorientierte Arbeitsweise ausgeprägte Fähigkeit zum Setzen von Prioritäten sowie zum konsequenten Nachhalten von Aufgaben und Fristen sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen hohe Verlässlichkeit, Diskretion und Integrität sicheres Gespür für vertrauliche, politisch sensible und öffentlichkeitswirksame Sachverhalte Bereitschaft zur flexiblen Terminwahrnehmung, auch außerhalb regulärer Bürozeiten, insbesondere für Sitzungen Besitz eines Führerscheins der Klasse B

Was wir Ihnen bieten:

• attraktive Vergütung - eine leistungsgerechte Bezahlung gemäß dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-VKA) in der Entgeltgruppe E 6, entsprechend Ihrer Qualifikation und Erfahrung
• zusätzliche Altersvorsorge - eine betriebliche Altersversorgung zur Absicherung Ihrer Zukunft
• flexibles Arbeiten - die Möglichkeit, Aufgaben teilweise im Homeoffice zu erledigen und flexible Arbeitszeitmodelle zu nutzen
• sichere Anstellung - ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem stabilen Umfeld
• spannendes Arbeitsfeld - ein anspruchsvolles, abwechslungsreiches und selbstständiges Aufgabengebiet im öffentlichen Dienst
• Familienfreundlichkeit - wir legen Wert auf eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Gern können Sie Ihre Bewerbungen per E-Mail an: [email protected] senden.

Wenn Sie eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit im öffentlichen Dienst suchen, dann sind Sie bei uns genau richtig! Sachbearbeiter Zentrale Dienste - Sitzungsdienst/Leitung Bürgermeisterbüro m/w/d (Entgeltgruppe 6 TVöD)

Besondere Hinweise:

• Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung gemäß SGB IX bevorzugt berücksichtigt. Entsprechende Nachweise sind den Bewerbungsunterlagen beizufügen.
• Bitte beachten Sie, dass Kosten, die Ihnen im Rahmen des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens entstehen, von der Einheitsgemeinde Stadt Tangerhütte nicht übernommen werden können.
• Eingangsbestätigungen erfolgen nicht.
• Unvollständige oder nicht aussagefähige Bewerbungen können leider nicht berücksichtigt werden.
• Bewerbungsunterlagen werden aus Kostengründen nur zurückgeschickt, wenn Sie uns einen ausreichend frankierten Rückumschlag in angemessener Größe einreichen. Nach Ablauf von 2 Monaten nach Ende des Verfahrens erfolgt eine datenschutzgerechte Vernichtung Ihrer Unterlagen.