Sachbearbeitung Allgemeine Verwaltung (m/w/d)

Das sind u.a. Ihre Aufgaben:

• Abschluss, Erweiterung, Anpassung und Aufhebung von Versicherungsverträgen in den für das Amt, die Stadt und die amtsangehörigen Gemeinden relevanten Versicherungssparten; 
• Bearbeitung und Dokumentation von Schadensfällen einschließlich der Korrespondenz mit Geschädigten, Fachämtern, Versicherungen, Rechtsanwälten, Werkstätten, Sachverständigen und Krankenkassen; 
• Prüfung, Aufteilung und Kontierung von Versicherungsbeiträgen, Erstattungen und Schadenszahlungen sowie Pflege des Vertragsregisters und der Übersichten zu Gebäuden und Fuhrpark; 
• Bearbeitung der gesetzlichen Unfallversicherung und der Kraftfahrzeugsteuer einschließlich Anträgen auf Steuerbefreiung für Feuerwehrfahrzeuge; 
• Entgegennahme, Verwaltung und Koordinierung interner Aufträge für den Bauhof in Abstimmung mit der Bauhofleitung; 
• Leistungs- und Zeiterfassung für die Beschäftigten des Bauhofes, einschließlich Mehr- und Minderarbeit, Bereitschaftszeiten, Überstunden, Nachtzuschlägen, Urlaub und Krankheit, sowie Zuarbeit für die Bezügeabrechnung; 
• Fahrzeugverwaltung einschließlich Nutzungsberechnung, Überwachung von Leasingverträgen, Angebotsvergleich und Kalkulation der Fahrzeugkosten; 
• Beschaffung von Arbeitsmaterialien, Verbrauchsmitteln und Arbeitskleidung, Bearbeitung von Eingangsrechnungen sowie Haushaltsüberwachung; 
• Erstellung, Prüfung und Buchung interner und externer Leistungsabrechnungen sowie Kostenaufstellungen, Statistiken und Auswertungen; 
• Planung und Koordinierung von Pflichtschulungen und Belehrungen für Bauhof- und Gemeindearbeiter sowie Mitwirkung bei der weiteren Digitalisierung der Arbeitszeit- und Leistungsnachweise. 

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement, als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung; 
• alternativ eine abgeschlossene handwerkliche oder technisch-gewerbliche Berufsausbildung, sofern Sie über einschlägige praktische Erfahrungen im Verwaltungsbereich verfügen; 
• Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung, in der Büroorganisation oder in der Koordinierung betrieblicher Abläufe sind von Vorteil; 
• Kenntnisse im Versicherungswesen sowie ein sicherer Umgang mit Vertrags- und Schadensfällen; 
• Zahlenverständnis und Kenntnisse im Rechnungswesen, in der Kontierung und Haushaltsüberwachung; 
• ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsvermögen sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise; 
• Kommunikationsfähigkeit und ein verbindliches Auftreten gegenüber Beschäftigten, Versicherungen, Geschädigten, Rechtsanwälten, Werkstätten und weiteren Beteiligten; 
• Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit und Diskretion; 
• sichere EDV-Kenntnisse (Microsoft Office); Erfahrungen mit Fachanwendungen zur Leistungs-, Zeit- oder Vertragsverwaltung sind wünschenswert; 
• Bereitschaft, Digitalisierungsprozesse aktiv mitzugestalten und sich regelmäßig fortzubilden.

Wir bieten Ihnen:

• leistungsgerechte Vergütung nach TVöD-VKA; 
• Homeoffice; 
• Anspruch auf eine Jahressonderzahlung; 
• betriebliche Altersvorsorge; 
• ein gutes Betriebsklima; sowie einen wertschätzenden Umgang; 
• Möglichkeit Dienstradleasing durch Gehaltsumwandlung; 
• Vergünstigungen im Fitnessstudio; 
• Unterstützung im Rahmen einer eventuellen Wohnungssuche; 
• bei Bedarf Unterbringung von Kindern in einer Kindertagesstätte.

Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Bewerberinnen und Bewerber werden nach Maßgabe des SGB IX bei gleicher Eignung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt.