Sachbearbeitung (m/w/d)

Finanzen & vorbereitende Buchhaltung

• Sie übernehmen die Rechnungsprüfung, prüfen formale und inhaltliche Richtigkeit und bereiten Rechnungen zur Zahlung und Freigabe vor.
• Sie prüfen Bankbelege, überwachen Zahlungseingänge und klären Zahlungsversäumnisse inkl. Bearbeitung von Mahnungen.
• Sie erstellen monatliche und jährliche Übersichten der Zahlungseingänge und ordnen diese den jeweiligen Kostenstellen, Klient*innen oder Leistungsbereichen zu.
• Sie unterstützen den Zahlungsverkehr sowie die Zusammenarbeit mit externen Stellen (z. B. Steuerberatung).
• Sie wirken bei der Vorbereitung von Auswertungen, Abrechnungen und Nachweisen (z. B. gegenüber Kostenträgern) mit.

Personaladministration & HR-Unterstützung

• Sie bearbeiten Mitteilungen des Arbeitsamtes eigenständig und legen diese datenschutzkonform digital in den jeweiligen Personalakten ab.
• Sie pflegen Personalstammdaten, Personalakten sowie abrechnungsrelevante Unterlagen mit höchster Sorgfalt.
• Sie übernehmen die Kontrolle und Pflege der Jahresarbeitszeitkonten, prüfen Leistungs- und Arbeitszeitnachweise auf Vollständigkeit und Plausibilität und klären Rückfragen selbstständig mit Mitarbeitenden (Personal/Buchhaltung in CC).
• Sie übertragen die aktuellen Zahlen aus den Jahresarbeitszeitkonten in die entsprechenden Personal- und Klient*innendateien (z. B. Stundenverteilung, Datenbanken).
• Sie unterstützen bei der Vorbereitung lohnrelevanter Daten für externe Abrechnungsstellen.

Verwaltung, Datenschutz & Schnittstellen

• Sie arbeiten diskret und stellen eine klare Trennung sensibler Informationen sicher: zwischen Mitarbeitenden, Verwaltung und Geschäftsführung.
• Sie achten konsequent auf Datenschutz, Vertraulichkeit und Zugriffsrechte (DSGVO-konform).
• Sie unterstützen bei der Weiterentwicklung administrativer Prozesse und der Pflege interner Datenbanken und Dokumentationssysteme.
• Sie übernehmen allgemeine organisatorische und administrative Aufgaben zur Entlastung der Geschäftsführung und Fachbereiche

Fachliche Qualifikation (Hard Skills)

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation oder einschlägige Berufserfahrung in Verwaltung, Buchhaltung oder Personalwesen.
• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung, Rechnungsprüfung und im Umgang mit Zahlungseingängen.
• Kenntnisse in der Personaladministration, idealerweise mit Bezug zu Arbeitszeiten, Leistungsnachweisen oder abrechnungsrelevanten Daten.
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie idealerweise Erfahrung mit Buchhaltungs-, HR- oder Dokumentationssystemen.
• Sehr gutes Zahlenverständnis sowie strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise.

Persönliche Kompetenzen (Soft Skills)

• Hohes Verantwortungsbewusstsein, absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Personal- und Finanzdaten.
• Klare Haltung zu Datenschutz, Rollenklärung und Informationsgrenzen innerhalb der Organisation.
• Selbstständige, zuverlässige und vorausschauende Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke bei gleichzeitiger Professionalität und Klarheit in sensiblen Angelegenheiten.
• Organisationsgeschick, Genauigkeit und Belastbarkeit im administrativen Alltag. Identifikation mit den Werten eines inklusiven, gemeinnützigen Trägers

Was wir bieten

• Flexible Arbeitszeiten und Teilzeitoptionen sowie die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten
• Leistungsgerechte Vergütung und betrieblicher Altersvorsorge
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• 30 Tage Urlaub
• einen Fahrtkostenzuschuss von 100% für das Deutschland-Ticket

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