Sachbearbeitung (m/w/d) – Verwaltung, Finanzen & Personal
Sie prüfen Eingangsrechnungen auf formale und inhaltliche Richtigkeit und bereiten diese zur Freigabe und Zahlung vor. Sie kontrollieren Bankbelege, überwachen Zahlungseingänge und bearbeiten offene Posten sowie Mahnvorgänge. Sie erstellen und pflegen monatliche und jährliche Übersichten zu Zahlungseingängen und deren Zuordnung zu Kostenstellen, Klient*innen und Leistungsbereichen. Sie unterstützen den Zahlungsverkehr sowie die Vorbereitung von Abrechnungen, Auswertungen und Nachweisen für interne und externe Stellen.
Personaladministration & vorbereitende Lohnbuchhaltung
Sie pflegen Personalstammdaten, digitale Personalakten sowie abrechnungsrelevante Unterlagen und gewährleisten deren Vollständigkeit, Aktualität und Richtigkeit. Sie erfassen, kontrollieren und aktualisieren abrechnungsrelevante Daten in unserem HR- und Payroll-Systemen Personio und Lexware und gleichen diese mit den entsprechenden Nachweisen ab. Sie prüfen Arbeitszeit- und Leistungsnachweise auf Vollständigkeit und Plausibilität, klären Abweichungen eigenständig mit Mitarbeitenden und zuständigen Fachbereichen und stellen eine korrekte Datenübertragung sicher. Sie kontrollieren und pflegen Jahresarbeitszeitkonten sowie Urlaubs-, Anwesenheits- und Abwesenheitsdaten und berücksichtigen deren Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung. Sie übernehmen die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung einschließlich der Zusammenstellung, Prüfung und fristgerechten Bereitstellung aller abrechnungsrelevanten Informationen und Unterlagen. Sie bearbeiten personal- und abrechnungsbezogene Mitteilungen, Bescheinigungen und Anfragen von Behörden, Sozialversicherungsträgern und weiteren externen Stellen und sorgen für deren ordnungsgemäße Dokumentation. Sie aktualisieren relevante Arbeitszeit- und Leistungsdaten in den entsprechenden Personal-, Klient*innen- und Verwaltungssystemen und gewährleisten eine konsistente Datenhaltung.
Organisation, Kommunikation & Prozessmanagement
Sie sind eine zentrale Ansprechperson und Serviceschnittstelle für Mitarbeitende, Fachbereiche, Personalwesen, Buchhaltung, Geschäftsführung und externe Stellen. Sie koordinieren administrative Anliegen, erkennen Handlungsbedarf, setzen Prioritäten und sorgen für eine zuverlässige Bearbeitung und Nachverfolgung. Sie analysieren und optimieren bestehende Verwaltungsabläufe, entwickeln eigenständig qualitätsorientierte Lösungen und initiieren bei Bedarf neue, effiziente Prozesse in Abstimmung mit den zuständigen Bereichen. Sie pflegen interne Datenbanken und Dokumentationssysteme und stellen eine vollständige, korrekte und nachvollziehbare Datenhaltung sicher. Sie gewährleisten einen professionellen, diskreten und datenschutzkonformen Informationsfluss unter Beachtung klarer Zuständigkeiten und Zugriffsberechtigungen.
Qualifikation
Benefits
- Flexible Arbeitszeiten und Teilzeitoptionen sowie die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten
- Leistungsgerechte Vergütung und betrieblicher Altersvorsorge
- Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- 30 Tage Urlaub
- einen Fahrtkostenzuschuss von 100% für das Deutschland-Ticket
- Wertschätzendes, engagiertes Team in einer offenen Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien
- Sinnstiftende Tätigkeit mit direktem Einfluss auf die Qualität unserer Abläufe und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden
- Moderne Arbeitsmittel und eine angenehme, professionelle Arbeitsumgebung