Sachbearbeitung WEG- & Mietverwaltung (m/w/d) – Neu Wulmstorf bei Hamburg (Kaufmann/-frau - Bürokommunikation)
Novumstate ist ein innovatives Start-up, das die klassische Hausverwaltung durch Digitalisierung, klare Prozesse und moderne Arbeitsweisen neu denkt. Unser Anspruch: effizienter, transparenter und zukunftssicher verwalten – mit Fokus auf Qualität und Kundenzufriedenheit. Für unsere Hausverwaltung EKS – Ernst Kröger & Sohn Immobilien GmbH mit Sitz in Neu Wulmstorf, direkt vor den Toren Hamburgs, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige Sachbearbeitung (m/w/d) für die WEG- und Mietverwaltung in Teilzeit. EKS betreut Wohnungseigentümergemeinschaften und Mietobjekte in Hamburg und im Umland – persönlich, verlässlich und mit kurzen Wegen. Du arbeitest den Verwalter:innen zu und bist die Schnittstelle zwischen Eigentümer:innen, Mieter:innen, Dienstleistern und der Verwaltung.
Deine Aufgaben
- Telefonische und schriftliche Betreuung von Eigentümer:innen und Mieter:innen •
- Bearbeitung und Koordination eingehender Anliegen und Schadensmeldungen •
- Organisation, Beauftragung und Überwachung von Reparatur-, Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen •
- Einholung und Prüfung von Angeboten sowie Koordination von Handwerksbetrieben und Dienstleistern •
- Überwachung von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen
- • Pflege von Objekt-, Eigentümer-, Mieter- und Vertragsdaten
- • Bearbeitung von Mietverträgen, Vertragsänderungen und Kündigungen sowie Begleitung von Mieterwechseln und Objektübergaben
- • Prüfung eingehender Rechnungen und vorbereitende Buchhaltung
- • Unterstützung bei Hausgeld- und Betriebskostenabrechnungen
- • Vor- und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen sowie Nachverfolgung gefasster Beschlüsse – die Versammlungen selbst führt die Verwaltung
- • Allgemeine kaufmännische, administrative und organisatorische Tätigkeiten
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Immobilienbereich •
- Berufserfahrung in der Hausverwaltung (WEG- und/oder Mietverwaltung) – darauf legen wir Wert •
- Kenntnisse im Miet- und Wohnungseigentumsrecht von Vorteil •
- Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit einer Hausverwaltungssoftware von Vorteil •
- Offenheit für digitale Prozesse: Bei EKS steht die Umstellung auf eine neue Verwaltungssoftware an
- • Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- • Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Vorgängen den Überblick zu behalten
- • Freundliches, professionelles Auftreten und gute schriftliche wie mündliche Kommunikationsfähigkeit
- • Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
Was wir bieten
- Unbefristete Anstellung in Teilzeit – die Wochenstunden stimmen wir individuell mit dir ab (z. B. 30 Stunden, Montag bis Freitag 09:00–15:00 Uhr) •
- 13. Monatsgehalt •
- 1–2 Tage Homeoffice pro Woche nach der Einarbeitung •
- Tankkarte für berufliche Fahrten •
- Geregelte und planbare Arbeitszeiten
- • Strukturierte Einarbeitung und ein kollegiales, wertschätzendes Team vor Ort
- • Eigenverantwortliches Arbeiten und kurze Entscheidungswege
- • Vielseitige Aufgaben in der WEG- und Mietverwaltung
- • Moderne Tools und digitale Prozesse durch die Novumstate-Gruppe – die Umstellung auf eine neue Verwaltungssoftware steht an
- • Möglichkeiten zur fachlichen Weiterbildung und persönlichen Entwicklung
- • Die Verlässlichkeit eines etablierten, inhabergeführten Unternehmens mit dem Rückhalt einer wachsenden Gruppe
- Homeoffice:
- Umfang: Nach Vereinbarung