Sekretär*in der Geschäftsleitung (w/m/d)

Ihre Aufgaben

• Organisation und Administration aller Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsstelle
• Organisation des Ablagesystems der Geschäftsleitung (Aktenführung, Bearbeitung der Postein- und -ausgänge, Vor- und Nachbereitung von Sitzungsunterlagen)
• allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Kopier- und Verteilarbeiten, Terminmanagement, Aufgabennachverfolgung usw.)
• Bestellungen und Einholung von Angeboten
• Recherchearbeiten
• anlassbezogene Protokollführung (z. B. bei Dienstbesprechungen und anderen Sitzungsterminen)
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen
• Unterstützung der anderen Abteilungen bei Bedarf
• Empfangen und Betreuen von Besucher*innen, einschließlich Gästebewirtung
• Vertretung innerhalb des Teams

Ihr Profil

• Ausbildungsabschluss als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
• mehrjährige berufliche Erfahrungen im Sekretariatsbereich
• gute Kenntnisse über die Struktur und Arbeitsweise der Berliner Verwaltung sowie der GGO I
• die Sicherheit in der Anwendung der Informationstechnik, insbesondere der Standardsoftware (MS Office) und des Internets, gute Kenntnisse in der Nutzung der üblichen Bürokommunikationsmittel sind unabdingbar
• sehr gute Kenntnisse der Rechtschreibung, Grammatik, Ausdruckweise und Interpunktion (Sprachniveau C1 gem. Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER))
• Zuverlässigkeit, Umsichtigkeit und Verschwiegenheit sowie eine hohe Serviceorientierung und eine gute Kommunikationsfähigkeit
• Teamfähigkeit, Selbstständigkeit und die Fähigkeit „über den Tellerrand zu schauen“
• eine sehr gute Ausdrucksfähigkeit sowie die Fähigkeit, auch in schwierigen und hektischen Situationen sicher, freundlich und verbindlich zu agieren, sind unabdingbar
• Organisationsgeschick, Belastbarkeit und Flexibilität bei der Gestaltung der Arbeitszeit

Das bieten wir

Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben Für eine optimale Balance zwischen Karriere und Freizeit bieten wir Ihnen eine flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung.

Altersversorgung

Gesundheitsmanagement

Firmenticket

Weiterbildung

Kinderbetreuung

für Diversity

Arbeiten für das Gemeinwohl

Sekretär*in der Geschäftsleitung (w/m/d)

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur Verstärkung unseres Sekretariats, befristet mit 24 Wochenstunden, für die Dauer der Arbeitszeitreduzierungen der Stelleninhaberinnen, aktuell längstens bis 31.12.2027 eine*n engagierte*n Sekretär*in der Geschäftsleitung (w/m/d)

• Entgeltgruppe: E6
• Teilzeit
• Besetzbar zum nächstmöglichen Zeitpunkt
• Befristet bis längstens 31.12.2027
• Bewerbungsfrist: 17.08.2026