Sekretär*in (m/w/d) (Sekretär/in)
Die Universität Trier betreibt gesellschaftlich relevante Forschung und Lehre am Puls der Zeit: mit einem starken Fokus auf Digitalisierung, Interdisziplinarität und Diversität. Der Mensch und seine Beziehung zu Gesellschaft, Recht, Wirtschaft und Umwelt stehen dabei im Mittelpunkt. Mit über 10.000 Studierenden und rund 2.000 Beschäftigten gehört die Universität Trier zu den größten Arbeitgebern in der europäischen Grenzregion Trier. Kurze Wege auf einem grünen Campus, ein lebendiges akademisches Leben und eine aufgeschlossene Arbeitskultur bieten viele Möglichkeiten, Dinge zu bewegen.
Diese Aufgaben erwarten Sie
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben (z. B. Post, Materialverwaltung, Archivierung, Schriftverkehr, Ablage)
- Fristenüberwachung und Terminvereinbarungen für die jährlichen Unterweisungen in der technischen Abteilung Terminvereinbarung, Ablage und Fristenüberwachung von Vorsorgeuntersuchungen Teilnahme an technischen Besprechungen und Anfertigung von Besprechungsprotokollen Eingabe, Prüfung sowie Hinterlegung von Berichten in Planon Erstellung von Anträgen an den Personalrat Erstellung von Überstundenanträgen
- Dokumentation, Ablage und Fristenüberwachung der baurechtlichen TÜV-Prüfungen
- Prüfung von Stundenzetteln der Werkstätten (Prüfung von Zuschlägen)
- Anweisung von Zuschlägen an das Landesamt für Finanzen
- Erstellung von Anträgen an die SGD-Nord z. B. bei Arbeiten an Feiertagen Entgegennahme und Weiterleitung von Krank- und Dienstantrittsmeldungen
Das erwarten wir von Ihnen
- eine einschlägige Berufserfahrung in der selbständigen und teamorientierten Führung eines Sekretariats
- Organisationsvermögen, soziale Kompetenz, Eigeninitiative, Flexibilität und Teamfähigkeit
- eine sichere Beherrschung der deutschen Sprache und Rechtschreibung eine sichere Beherrschung der Bürotechnik und Standardsoftware (insbesondere MS Office)
- Idealerweise verfügen Sie über technisches Verständnis Idealerweise Berufserfahrung in einem technischen/handwerklichen Umfeld
- Kenntnisse im Arbeitszeitgesetz
Anforderungen an den Bewerber:
- Erweiterte Kenntnisse: Fristenüberwachung, Terminplanung, -überwachung,
- Korrespondenz, E-Mail-Programm Outlook (MS Office),
- Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office),
- Ablage, Registratur
Unser Angebot
Wir bieten
eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration auf einem grünen, internationalen Campus mit guter Anbindung in die Region sowie sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
- mit betrieblicher Altersvorsorge für Angestellte
- internationales, universitäres Arbeitsumfeld
- familiengerechte Hochschule mit Ferienbetreuungsangeboten
- flexible Arbeitszeitmodelle
- umfangreiches Fortbildungsangebot
- Nutzung einer großen Universitätsbibliothek
- Vergünstigungen bei Hochschulsport
- Jahressonderzahlung nach Tarifvertrag - corporate benefits
In der Technischen Abteilung ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle zu besetzen: Sekretär*in (m/w/d) (Entgeltgruppe 5 TV-L, 20 Wochenstunden, unbefristet)
Die Universität Trier ist bestrebt, die Zahl der Mitarbeiterinnen in technischen Berufen zu erhöhen und fordert Frauen nachdrücklich zu einer Bewerbung auf. Schwerbehinderte und ihnen nach § 2 Abs. 3 SGB IX gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt (bitte Nachweis beifügen).