Sekretär/in & Office Management (m/w/d)

Deine Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten

• Professionelle, selbstständige Abwicklung des gesamten Sekretariatsbereichs
• Terminmanagement für die Geschäftsführung und Akademieleitung sowie Koordination und Pflege von Terminen
• Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs sowie Führen von Telefonaten und E-Mail-Korrespondenz
• Bearbeitung allgemeiner Anfragen und Erteilung von Auskünften gegenüber Studierenden, Mitarbeitenden und externen Stellen
• Schriftverkehr mit externen Institutionen (z. B. Behörden)
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen und Räumen
• Verwaltung und Bestellung von Büromaterial und Verbrauchsgütern
• Bestellmanagement Studierenden- & Schülerverwaltung
• Erstellung von Bescheinigungen und Bestätigungen (z. B. Ausbildungsbestätigungen, BAföG-Formblätter, Deutschland-Ticket, Halbwaisenrente, Bescheinigungen für Ehemalige und ausgeschiedene Studierende)
• Erstellung und Ausgabe von Studierendenausweisen
• Schlüsselverwaltung sowie Ausgabe und Verwaltung von Transpondern und Spinden
• Bearbeitung und Verwaltung des Raumbuchungssystems (ASIMUT), inkl. Befreiungsanträgen und Abstimmung mit dem Studienmanagement Personal & Sonstiges
• Betreuung von Praktikantinnen und Praktikanten
• Bearbeitung von Unfallanzeigen und sicherheitsrelevanten Vorgängen
• Organisierte Ablage und Administration von Unterlagen und Dokumenten
• Erstellung, Bearbeitung und Verteilung von Dokumenten und Berichten

Wir suchen eine Persönlichkeit, die nicht einfach nur Aufgaben abarbeitet, sondern den Herzschlag unserer Akademie mitgestaltet. Du bist organisationsstark, kommunikativ und findest dich in einem künstlerisch-pädagogischen Umfeld genauso wohl wie in einer strukturierten Verwaltungsrolle. Du behältst auch dann den Überblick, wenn es mal turbulent wird – und begleitest Studierende, Lehrende und die Geschäftsführung/Akademieleitung gleichermaßen professionell und mit echter Herzlichkeit. Du bist kein Typ für starre Routinen, aber du liebst Struktur. Du arbeitest selbstständig, denkst mit und verstehst es, unterschiedliche Menschen auf Augenhöhe anzusprechen. Verlässlichkeit und Offenheit sind für dich kein Widerspruch – und Kunst und Kultur begegnen dir mit echtem Interesse oder zumindest mit einem Lächeln, wenn im Flur mal jemand singt.

Was du mitbringst

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r o. Ä.) ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, idealerweise in einer Bildungseinrichtung
• Sicherer Umgang mit Google Workspace sowie Vertrautheit mit Apple-Geräten (MacBook); Bereitschaft, dich in schulspezifische Software (Personio, ASIMUT) einzuarbeiten
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Serviceorientierung im Umgang mit Studierenden, Lehrenden, Kollegen und Kolleginnen und externen Partnern
• Hohes Organisationstalent, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
• Erfahrungen im Kunst- und Kulturbereich sind von Vorteil und willkommen

Benefits

• Ein kreatives und dynamisches Arbeitsumfeld in einer angesehenen Bildungseinrichtung
• Die Möglichkeit, Teil eines engagierten Teams zu werden, das sich für künstlerische Exzellenz einsetzt
• 30 Tage Erholungsurlaub und am 24.12., sowie 31.12. frei
• Kostenlosen Eintritt zu unseren Veranstaltungen für dich und eine Begleitung
• Akademiesport bzw. Yoga im Team
• 500 EUR pro Jahr Weiterbildungsbudget Weitere Informationen