Senior Commercial Operations Specialist (m/w/d)

• Prozessanalyse & End-to-End-Optimierung: Identifikation von Engpässen bei den 7 Auftragsarten; Verschlankung und Automatisierung manueller Workflows.
• Fachliche Führung & Guiding: Onboarding, Coaching der Specialists/Working Students und Etablierung von Best Practices.
• Stellvertretung: Informelle operative Vertretung der Leitung.
• Bearbeitung komplexer Abrechnungsfälle, beispielsweise bei Teillieferungen, aufgeteilten Aufträgen oder Rechnungen sowie bei unterschiedlichen Kundenanforderungen. Commercial & Customer Operations
• Eigenverantwortliche Betreuung und Steuerung von Kundenanfragen und kommerziellen Vorgängen End-to-End.
• Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Rechnungen, Aufträgen und servicebezogenen Dokumentationen.
• Koordination von Ersatzteilen, Serviceeinsätzen und Wartungsverträgen.
• Zuverlässiger Ansprechpartner für Kunden sowie interne Stakeholder. Operative Koordination & Ownership
• Eigenständige Übernahme operativer Themen und proaktive Lösungsfindung.
• Selbstständiges Handling von Sonderfällen und Entscheidungsfindung innerhalb des Verantwortungsbereichs.
• Koordination von Prioritäten, Timelines und operativen Follow-ups über verschiedene Teams hinweg.
• Guiding, Coaching und fachliches Onboarding für Specialists, Junioren und Werkstudenten. Prozessoptimierung & Continuous Improvement
• Identifikation von Ineffizienzen sowie aktive Optimierung operativer Prozesse.
• Mitarbeit an Automatisierungsinitiativen sowie an der Verbesserung von Tools und Workflows.
• Unterstützung beim Aufbau skalierbarer Prozesse und effizienter Arbeitsweisen in einer sich wandelnden Organisation.
• Ausbau von klaren Leitfäden, Prozessdokumentationen und Best Practices für das Tagesgeschäft. Team Support & Informelle Führung
• Unterstützung und fachliche Begleitung junioriger Teammitglieder und Werkstudenten im operativen Alltag.
• Hilfe beim Lösen operativer Herausforderungen sowie Weitergabe von Best Practices.
• Funktion als erfahrener operativer Sparringspartner innerhalb des Teams.
• Mitwirkung beim Aufbau von Struktur, Klarheit und Stabilität in einem dynamischen Umfeld. Erfahrung & Mindset

• Mehrjährige Erfahrung im Bereich Commercial Operations, Lean/Process Management Sales Operations, Customer Operations, Service Administration oder in einer vergleichbaren operativen Rolle.
• Erfahrung in der operativen Abwicklung physischer Waren und Produkte, einschließlich Auftragsmanagement, Wareneingang, Bestandsverwaltung, Lieferungen und Rechnungsstellung.
• Fundierte praktische Erfahrung mit ERP-Systemen, idealerweise im Zusammenspiel von Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft, Logistik und Fakturierung.
• Hohe Eigenverantwortung sowie die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Ownership zu übernehmen.
• Ausgeprägte Problemlösungskompetenz sowie eine proaktive und hands-on Mentalität.
• Freude an dynamischen Umfeldern mit sich verändernden Prozessen und Strukturen.
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch bei hoher Arbeitslast organisiert zu bleiben.
• Starkes operatives Verständnis sowie gute Entscheidungsfähigkeit. Zusammenarbeit & Kommunikation
• Sehr gute Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten.
• Teamorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, weniger erfahrene Kolleg:innen zu unterstützen und anzuleiten.
• Freude an bereichsübergreifender Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld.
• Kundenorientierte und lösungsorientierte Denkweise. Systeme & Tools ERP-Systeme – zwingende Voraussetzung
• Fundierte praktische Erfahrung mit ERP-Systemen ist zwingend erforderlich.
• Erfahrung in der operativen Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft und Fakturierung innerhalb eines ERP-Systems. Weitere Tools – von Vorteil
• Salesforce
• Asana
• Slack
• Google Workspace / Google Drive
• Confluence
• Microsoft Office
• Eine hohe Affinität zu digitalen Tools und die Fähigkeit, sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten, setzen wir voraus. Sprachen
• Deutsch: fließend / verhandlungssicher (C1)
• Englisch: fließend / verhandlungssicher (C1) Was dich erwartet

• Eine Rolle mit echtem operativen Einfluss und hoher Eigenverantwortung.
• Die Möglichkeit, Prozesse und Arbeitsweisen aktiv mitzugestalten.
• Ein dynamisches, internationales Umfeld mit hoher Sichtbarkeit innerhalb der Organisation.
• Flexible Arbeitszeiten sowie ein remote-freundliches Arbeitsmodell.
• Eine Position mit sowohl operativer als auch prozessualer Verantwortung.
• Internationale Zusammenarbeit mit Teams an verschiedenen Standorten.

Remote Work & Reisen Die Rolle kann remote innerhalb Deutschlands ausgeübt werden und bietet Flexibilität hinsichtlich Arbeitsort und Arbeitszeiten. Gleichzeitig erwarten wir eine gewisse Reisebereitschaft für Workshops, Trainings, Team Meetings und operative Zusammenarbeit vor Ort. Typische Reisetätigkeit: aktuell häufiger aufgrund des Team- und Prozessaufbaus, langfristig voraussichtlich ca. 1–2 Reisen pro Quartal, Reisen dauern in der Regel 1–3 Tage. Mögliche Reiseziele: Berlin Österreich