Studienassistent/-in oder vergleichbare Fachkraft (w/m/d) in der Funktion des Patientenlotsen

Ihre Aufgaben

• Prozess- und Organisationsentwicklung: Eigenständige Analyse von Verbesserungspotenzialen sowie Entwicklung, Implementierung und Weiterentwicklung effizienter Prozessabläufe in der Patientenannahme und im ZSEA-Betrieb.
• Drittmittelmanagement: Mitwirkung bei der Vorbereitung, Antragstellung und administrativen Begleitung von Drittmittelprojekten.
• Nicht-ärztliche Lotsentätigkeit: Eigenverantwortliche Beratung, Steuerung und Koordination von Patientinnen, Patienten und Angehörigen entlang des gesamten ZSEA-Prozesses inklusive Dokumentation und Schnittstellenmanagement mit ärztlichen Lotsen in Zusammenarbeit mit der ZSEA-Leitung.
• Ambulanz- und Finanzcontrolling: Mitarbeit bei Budgetüberwachung, Finanzcontrolling, Abrechnung von privatversicherten Patientinnen und Patienten sowie Verwaltung und Nachverfolgung von Dritt- und Planmitteln.
• Gremien- und Sitzungsorganisation: Organisation von Qualitätszirkeln, Fallkonferenzen und weiteren ZSEA-Treffen in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und den anderen Teammitgliedern.
• Veranstaltungsmanagement: Planung, Durchführung und Evaluation von Informations- und Fortbildungsveranstaltungen für medizinisches Fachpersonal sowie Patientinnen und Patienten gemeinsam mit den anderen Teammitgliedern.
• Zentrale Administration und Kommunikation: Übernahme allgemeiner Verwaltungstätigkeiten inklusive zentraler Telefonannahme sowie Bearbeitung der ZSEA-Kommunikationskanäle (E-Mail, Medflex).

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung sowie möglichst Erfahrung im Verwaltungs- und/oder Gesundheitswesen.
• Ausgeprägte soziale Kompetenz im Umgang mit Patient/-innen, Angehörigen und interdisziplinären Teams
• Sicherer Umgang mit gängigen Windows-Anwendungen in Word, Outlook, Excel und PowerPoint
• Ausgeprägtes Koordinations- und Organisationstalent sowie die Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Arbeitssituationen stets den Überblick zu behalten
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift wünschenswert:
• Fundierte Erfahrung und Kenntnisse der administrativen Prozesse an einer deutschen Uniklinik
• Kenntnisse der strukturellen und organisatorischen Besonderheiten eines Zentrums für Seltene Erkrankungen (ZSE)
• Erfahrung im Umgang mit Patient/-innen mit seltenen Erkrankungen sowie ein ausgeprägtes Verständnis für deren besondere Bedürfnisse

Wir bieten…

• 30 Tage Urlaub
• Mitarbeitende werben Mitarbeitende für verschiedene Berufsgruppen / Prämie von 3.000 Euro
• Überdurchschnittliche betriebliche Altersversorgung durch die VBL - wir peppen Ihre Rente auf!
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten - planen Sie mit uns Ihre Karriere - wir bieten Ihnen über 300 Möglichkeiten dazu an
• Entspannter Arbeitsweg - vergünstigtes ÖPNV-Ticket oder Parkplatz
• Familienfreundliche Unternehmenskultur - (Betriebskindergarten, Kinderland, flexible Arbeitszeitmodelle sowie vielfältige Beratungs- und Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch die Personalbetreuung)
• Fit & Gesund - von Gesundheitsförderung bis Hochschulsport – wir haben alles für Sie
• Mit Corporate Benefits gibt es attraktive Rabatte beim Shoppen Eine Onboarding-App für neue Mitarbeitende Verlängerte Öffnungszeiten unseres Personalrestaurants

Die Geschäftsstelle koordiniert zentrumsübergreifende Aktivitäten, bearbeitet Fälle von Patienten/innen mit unklarer Diagnose, aber Verdacht auf eine seltene Erkrankung, ist in verschiedenen Drittmittelprojekten aktiv und setzt sich für die Vernetzung ein. Unser Ziel ist es, die Lebensqualität von Menschen mit seltenen Erkrankungen zu verbessern. Daher suchen wir eine/-n Studienassistent/-in oder vergleichbare Fachkraft (w/m/d) in der Funktion des Patientenlotsen Einsatzort: Zentrum für Seltene Erkrankungen - Patientenversorgung Arbeitszeit: Vollzeit (zzt. 38,5 Std./Woche) oder Teilzeit; Montag bis Freitag; kein Schichtdienst und keine Rufbereitschaft; mit der Möglichkeit zum Homeoffice nach den geltenden Regelungen der Uniklinik RWTH Aachen. Befristung: zunächst aufgrund einer Elternzeitvertretung bis 04.09.2027, eine Entfristung wird angestrebt. Einstieg: Ab 01.09.2026 Vergütung: EG 8 TV-L

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Diese Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter. Die Uniklinik RWTH Aachen fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden nach Maßgabe des LGG bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind uns willkommen und werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Eine Beschäftigung unterhalb der oben angegebenen Wochenarbeitszeit ist grundsätzlich möglich.