Teamassistenz Empfang (m/w/d) Family Office Teilzeit (20-25 Std./Woche)

Sie sind von Anfang an ein fester Teil unseres standortübergreifenden Assistenzteams und unterstützen uns von Montag bis Freitag in unserem Büro in Kassel am Empfang, bei der Büroorganisation und im Immobilienmanage­ment - mit Ihrem Verantwortungsgefühl und Ihrem gekonnten Blick für die anfallenden Aufgaben. Sie sind erste*r Ansprechpartner*in für unsere Kund*innen, Gäste* und Dienstleister*innen: Sie empfangen sie mit Ihrer serviceorientierten Art, übernehmen die Kommunikation und Abstimmung per Telefon, E-Mail und Brief und kümmern sich zuverlässig um ihre Anliegen. Sie verstehen es, für Wohlfühlatmosphäre zu sorgen: im Austausch mit Kolleg*innen und Gästen* genauso wie in unseren Räumlichkeiten. Dabei bringen Sie Ihre Ideen und Ihre Persönlichkeit mit ein, haben einen Blick für Ordnung und Sauberkeit - und machen unser Büro zu Ihrem. Sie kümmern sich um die Organisation unseres Backoffices: von der Planung des Büro- und Verbrauchsmaterials bis zur Raumeindeckung für Besprechungen. Sie unterstützen unser Assistenzteam, bearbeiten den Posteingang und übernehmen die gewissenhafte Aktenfüh­rung, -ablage und -digitalisierung von Geschäftsvorgängen und Buchhaltungsbelegen - unter anderem in unserem Dokumentmanagementsystem (DMS). Sie halten Ihren Kolleg*innen gerne den Rücken frei, erkennen, wo Unterstützung gebraucht wird, greifen Themen selbstständig auf und übernehmen, je nach Erfahrung und Interesse, weitere Aufgaben rund um das Office Ma­nagement, interne Prozesse und die Immobilienverwaltung.

Ihr Profil:

Sie lieben es, für Wohlfühlatmosphäre zu sorgen. Dabei müssen Sie kein Profi* im Office Management sein. Für uns zählen vielmehr Ihre positive und serviceorientierte Art und Ihre Neugier, sich in unsere Themen einzuarbeiten. Idealerweise bringen Sie Erfahrung im Service- und Empfangsbereich aus Ihrer Tätigkeit als Empfangsmitarbei­ter*in, Rezeptionist*in, Willkommensmanager*in, Assistenz*, Hotelfachmann*, Bürokauffrau* o. vgl. mit. Sie haben bereits ein gutes Verständnis für kaufmännische und finanzielle Zusammenhänge, interessieren sich für Immobilien und möchten sich gerne tiefer in diese Bereiche einarbeiten. Sie haben einen Sinn für Digitalisierung und ein „papierloses“ Büro und sind fit im Umgang mit den gängigen MS-Office-Produkten wie Outlook, Excel, Word und SharePoint. Sie lernen erfolgreiche Mandant*innen und spannende Hintergründe kennen - deshalb ist Ihre strikte Diskretion unerlässlich. Sie wollen selbstorganisiert arbeiten und haben Freude daran, Ihrem Team den Rücken freizuhalten, unser Büro zu Ihrem zu machen und uns langfristig zu unterstützen.