Teamassistenz (m/w/d) (Bürokaufmann/-frau)

Aufgaben

In dieser Position bearbeitest du kaufmännische, personalbezogene und verwaltende Aufgaben eigenständig. Der Schwerpunkt liegt auf dem laufenden Tagesgeschäft in

Buchhaltung, Personaladministration und Verwaltung.

• Bearbeitung des Rechnungseingang
• Prüfung, Kontierung und Buchung von Belegen
• Pflege und Ordnung der buchhalterischen Ablage
• Zuarbeit zu Monatsabschlüssen
• Vertretungsweise Unterstützung bei weiteren buchhalterischen Aufgaben

Personaladministration

• Operative Betreuung personaladministrativer Themen (Urlaub, Arbeitszeit, Stammdaten)
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und Bescheinigungen
• Pflege digitaler Personalakten und HR-Systeme
• Organisation und Begleitung von On‑ und Offboarding-Prozessen
• Ansprechperson für Mitarbeitende zu administrativen Personalfragen

Verwaltung & Standortorganisation

• Unterstützung bei Arbeitsschutz- und Arbeitssicherheitsprozessen
• Mitwirkung im Fuhrpark- und Versicherungsmanagement
• Koordination externer Dienstleister (z. B. Reinigung, Hausmeister)
• Verwaltung von Miet-, Neben- und Infrastrukturthemen
• Sicherstellung reibungsloser Abläufe in der allgemeinen Büroorganisation

Qualifikation

Fachliche Voraussetzungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Praxiserfahrung in der Buchhaltung
• Erfahrung in der Personaladministration
• Kenntnisse in Verwaltungs- und Organisationsabläufen
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Systemen - Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise

Persönlich bringst du mit

• Selbstständige Arbeitsweise
• Organisationsstärke und Überblick
• Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Freundliche, serviceorientierte Kommunikation
• Freude an operativer Arbeit und klaren Aufgaben

Anforderungen an den Bewerber:

Grundkenntnisse:

• Personalrekrutierung, Bewerbermanagementsysteme, Personalcontrolling, Baulohnbuchhaltung, -abrechnung,
• Personalplanung, Personalentwicklung, Besprechungsvorbereitung, -organisation,
• Sachbearbeitung, Tabellenkalkulation Excel (MS Office)

Erweiterte Kenntnisse: Personalunterlagen erstellen, Terminplanung, -überwachung,

• Personalverwaltung, Personalwesen,
• Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz

Zwingend erforderlich:

• Buchführung, Buchhaltung

Benefits

• Eine stabile, operative Position ohne Führungsverantwortung
• Eigenständiges Arbeiten im Tagesgeschäft mit klaren Zuständigkeiten
• Unbefristete Vollzeitstelle (40 h/Woche) mit planbaren Arbeitszeiten
• 1 Tag Homeoffice pro Woche nach Absprache
• Kurze Entscheidungswege und ein wertschätzendes Team - Moderne Arbeitsmittel und Büros - Kostenfreie Getränke (Kaffee, Tee, Wasser) - Regelmäßige Teamevents

Für unseren Standort in St. Egidien suchen wir eine Teamassistenz in Vollzeit (40h), die unsere Bereiche Buchhaltung, Personal und Verwaltung operativ und eigenständig im Tagesgeschäft unterstützt. Die Position ist ausdrücklich ohne Führungs‑ oder Leitungsverantwortung, erfordert jedoch sichere Fachkenntnisse, Eigenorganisation und Mitdenken. Die fachliche und strategische Steuerung der Bereiche erfolgt durch eine separate Funktion.

Ergänzende Informationen:

Homeoffice:

Umfang: Nach Vereinbarung