Teamassistenz (m/w/d) (Sekretär/in)

Deine Aufgaben

• Telefonzentrale: Du nimmst eingehende Anrufe entgegen, erfasst die jeweiligen Anliegen und leitest diese an die zuständigen Mitarbeiter weiter.
• Dokumentation: Du dokumentierst Kundenanliegen überwiegend per E Mail und stellst eine zuverlässige interne Weitergabe sicher.
• Bearbeitung des zentralen Postfachs: Du bearbeitest eingehende Info und Faktura Mails und sorgst für eine strukturierte Zuordnung.
• Posteingang: Du übernimmst die Bearbeitung der eingehenden Post und verteilst diese an die zuständigen Fachbereiche, Bauleiter und Mitarbeiter.
• Rechnungsdigitalisierung: Du digitalisierst eingehende Rechnungen, importierst sie in DocuWare und übernimmst die korrekte Indexierung.
• Empfang und Betreuung: Du empfängst Gäste und Geschäftspartner freundlich und sorgst für einen professionellen ersten Eindruck.

Was wir erwarten

• Passende Ausbildung: Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, im Hotelfach oder im Servicebereich. Auch eine Ausbildung als Veranstaltungskauffrau, Hotelkauffrau (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation passt sehr gut zu dieser Position.
• Ausgeprägte Servicementalität: Du hast Freude am persönlichen und telefonischen Kundenkontakt und trittst stets freundlich und professionell auf.
• Organisationstalent: Idealerweise bringst Du bereits Erfahrung in der Büroorganisation oder im Empfangsbereich mit.
• Sicherer Umgang mit MS Office: Die gängigen Office Programme nutzt Du zuverlässig im Arbeitsalltag.
• Persönliches Engagement: Du arbeitest selbstständig, sorgfältig und behältst auch in lebhaften Situationen den Überblick.

Was wir bieten

• Sicheres Monatsgehalt: Freue Dich auf eine verlässliche und langfristige Vergütung.
• Planbare Erholung: Dir stehen 28 Tage Urlaub pro Jahr zur Verfügung.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung: Die Position ist bevorzugt mit 40 Wochenstunden vorgesehen. Eine Reduzierung ist nach individueller Absprache möglich.
• Eigener Fitnessraum: Nutze unseren hochwertig ausgestatteten Fitnessraum für Deine persönliche Fitness.
• Regelmäßige Osteopathie: Profitiere alle 14 Tage von einem nachhaltigen Osteopathieangebot.
• Individuelle Weiterbildung: Wir unterstützen Dich mit strukturierten Weiterbildungen, die zu Deinen Interessen und Aufgaben passen.
• Sicherer Arbeitsplatz: Dich erwartet eine unbefristete Position in einem etablierten Handwerksunternehmen.

Du bist die Person, bei der sich Gäste und Kunden vom ersten Moment an willkommen fühlen – am Telefon genauso wie persönlich? Genau diese Gastgebermentalität suchen wir!