Teamassistenz (w/m/d)

Assistenz und Teamorganisation

• Du unterstützt zwei Partner und ihre fachlichen Teams im operativen und administrativen Tagesgeschäft.
• Du koordinierst Termine, Kalender, Besprechungen und Fristen und behältst auch bei kurzfristigen Änderungen den Überblick.
• Du bereitest Meetings organisatorisch und inhaltlich vor, stellst die erforderlichen Unterlagen zusammen und sorgst für eine strukturierte Nachbereitung.
• Du erstellst professionelle Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache und übernimmst die interne sowie externe Kommunikation.
• Du koordinierst Dokumente, Freigaben und Unterschriften und hältst die jeweiligen Bearbeitungsstände zuverlässig nach.
• Du priorisierst administrative Aufgaben selbstständig und stellst sicher, dass wichtige Themen rechtzeitig bearbeitet werden.
• Du erkennst Optimierungsmöglichkeiten in bestehenden Abläufen und bringst eigene Ideen für eine effizientere Zusammenarbeit ein.

Kanzleiorganisation und Mandantenservice

• Du bist eine kompetente und freundliche Ansprechperson für unsere Mandanten und Geschäftspartner.
• Du koordinierst eingehende Anfragen und stellst sicher, dass diese an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden.
• Du organisierst Besprechungsräume, Termine und Bewirtung und sorgst dafür, dass sich unsere Gäste bei uns willkommen fühlen.
• Du unterstützt bei der allgemeinen Büroorganisation sowie bei der Bearbeitung des Postein- und -ausgangs.
• Du übernimmst Aufgaben in der Vertragsverwaltung und im digitalen Dokumentenmanagement.
• Du unterstützt bei internen Veranstaltungen, Teamformaten und organisatorischen Projekten.
• Du arbeitest eng mit weiteren Assistenzbereichen und zentralen Funktionen innerhalb der Kanzlei zusammen.

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen, beispielsweise als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte:r, Steuerfachangestellte:r oder verfügst über eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst mehrjährige Berufserfahrung als Teamassistenz, Kanzleiassistenz, Partnerassistenz oder Assistenz der Geschäftsführung mit.
• Idealerweise kennst du die Abläufe einer Steuerberatungs-, Wirtschaftsprüfungs- oder Rechtsanwaltskanzlei oder eines vergleichbaren professionellen Dienstleistungsumfelds.
• Du arbeitest strukturiert, vorausschauend und eigenverantwortlich und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.
• Du verfügst über ein ausgeprägtes Organisationstalent und einen hohen Qualitäts- und Serviceanspruch.
• Du kommunizierst verbindlich, freundlich und professionell und hast Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen.
• Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich.
• Du gehst sicher mit Microsoft 365 um und arbeitest dich schnell in neue digitale Anwendungen ein.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse und gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung mit Addison oder einer vergleichbaren Kanzleisoftware ist willkommen, aber keine Voraussetzung.
• Wichtig ist uns nicht, dass du bereits jede einzelne Aufgabe kennst. Entscheidend sind für uns dein Organisationstalent, deine Verlässlichkeit, dein Qualitätsbewusstsein und deine Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.

Darauf kannst du dich freuen

• Ein moderner Arbeitsplatz in der Hamburger HafenCity
• Mental-Health-Unterstützung durch das Fürstenberg Institut
• Attraktive Mitarbeiterrabatte über unsere Vorteilswelt
• Gemeinsame Social Events
• Firmenfitness
• JobRad
• Ein hundefreundliches Office
• Unterstützung beim Erwerb relevanter Zusatzqualifikationen
• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Position in einer interdisziplinären Wirtschaftskanzlei
• Ein vielseitiges Aufgabenfeld mit Raum für Eigeninitiative und eigene Ideen
• Direkte Zusammenarbeit mit zwei Partnern und verschiedenen fachlichen Teams
• Flache Hierarchien, kurze Abstimmungswege und eine offene Unternehmenskultur
• Ein strukturiertes Onboarding und persönliche Begleitung für einen erfolgreichen Einstieg⁠⁠
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

In dieser verantwortungsvollen Schnittstellenfunktion sorgst du dafür, dass Informationen fließen, Termine und Fristen eingehalten werden und unsere Mandanten sich jederzeit professionell betreut fühlen. Als Teamassistenz / Kanzleiassistenz (w/m/d) bist du eine zentrale organisatorische Schnittstelle zwischen Partnern, Fachbereichen, Mandanten und externen Geschäftspartnern. Du denkst mit, setzt Prioritäten und erkennst, was als Nächstes gebraucht wird. Dabei erhältst du den notwendigen Gestaltungsspielraum, um Abläufe eigenständig zu koordinieren und kontinuierlich zu verbessern.