Teamleiter/in Personal Arbeitsrecht & HR-Qualitätsmanagement

Führung und operative Steuerung: Sie leiten das HR-Team fachlich und operativ, priorisieren und verteilen Aufgaben verbindlich, steuern Arbeitsstände, Fristen, Wiedervorlagen und Verantwortlichkeiten und stellen eine belastbare fachliche sowie personelle Vertretung sicher.

• Kapazitäts- und Personalplanung: Sie führen regelmäßige HR-Teammeetings durch, planen Ressourcen und Kapazitäten, koordinieren die Personalbedarfsplanung im Unternehmensverbund und bereiten Stellengenehmigungen sowie Entscheidungsgrundlagen für CEO und COO vor.
• Beratung und Reporting: Sie beraten CEO, COO und Führungskräfte in personalbezogenen Fragen, erstellen ein aussagekräftiges HR-Reporting, überwachen definierte Bearbeitungszeiten und eskalieren Fristüberschreitungen, Fehler oder nicht umgesetzte Aufgaben.
• Arbeitsrecht und Employee Relations: Sie bewerten arbeitsrechtliche Sachverhalte intern, prüfen besondere Vertragsgestaltungen, bereiten komplexe Vertragsänderungen, Abmahnungen und weitere arbeitsrechtliche Maßnahmen vor und führen Leistungs-, Korrektur-, Konflikt-, Eskalations-, Vergütungs-, Trennungs- und Kündigungsgespräche.
• Sensible Personalangelegenheiten: Sie bearbeiten schwierige Fehlzeiten- und Rückkehrsituationen und koordinieren – soweit einschlägig – BEM-Verfahren.
• Arbeitsgerichtliche Verfahren: Als interne Fallmanagerin bzw. interner Fallmanager erstellen Sie Sachverhaltschronologien, führen Verfahrensakten, stellen Unterlagen und Beweismittel zusammen, identifizieren mögliche Zeugen, überwachen gerichtliche und anwaltliche Fristen und stimmen sich mit externen Prozessbevollmächtigten ab.
• HR-Qualitätsmanagement: Sie bauen die vollständige HR-Prozesslandschaft auf, pflegen sie fortlaufend und erstellen federführend sämtliche HR-Arbeits- und Verfahrensanweisungen, Prozessbeschreibungen, Formulare, Checklisten, Rollen- und Zuständigkeitsmatrizen, Vertretungsregelungen sowie Eskalationswege.
• Standardisierung und Dokumentenlenkung: Sie definieren Bearbeitungsstandards und Servicezeiten, standardisieren Onboarding, Offboarding, Personalgespräche, Personalaktenführung, Payroll-Zuarbeit sowie Arbeitszeit- und Abwesenheitsprüfung und gewährleisten klare Entwurfs-, Freigabe-, Versions- und Aktualitätsstände.
• Audits und kontinuierliche Verbesserung: Sie planen und begleiten interne und externe HR-Audits, verantworten Fehler- und Abweichungsmanagement, Ursachenanalysen, Korrekturmaßnahmen und Wirksamkeitskontrollen, schulen das HR-Team zu neuen Prozessen und sichern die erforderlichen Nachweise.
• Kontrolle und Freigabe: Sie übernehmen die Vier-Augen-Prüfung kritischer HR-Dokumente, die Plausibilitätsprüfung der Payroll-Zuarbeit sowie die Kontrolle komplexer Vertragsänderungen, sensibler Gesprächsprotokolle, der Personalaktenqualität, der On- und Offboardingvollständigkeit, offener Probezeitgespräche und vereinbarter Auditmaßnahmen.

Ihre Verantwortung ist klar abgegrenzt: Die fachlichen Detailinformationen liefern die jeweiligen Prozessverantwortlichen; Sie bleiben für die vollständige, zusammenhängende und fachlich korrekte HR-QM-Dokumentation verantwortlich. Bei arbeitsgerichtlichen Verfahren übernehmen Sie das interne Fallmanagement, nicht jedoch die anwaltliche Prozessführung oder abschließende juristische Bewertung.Die unternehmerischen Letztentscheidungen über Einstellungen, Vergütung, Organisation, Trennungen und Kündigungen, grundlegende HR-Richtlinien sowie wirtschaftliche Entscheidungen in arbeitsgerichtlichen Verfahren verbleiben bei CEO und COO. Sie vertreten die Arbeitgeberinteressen rechtssicher und konsequent, ohne einen respektvollen und verlässlichen Umgang mit den Beschäftigten aus dem Blick zu verlieren.

• ein abgeschlossenes Studium mit Schwerpunkt Personalmanagement, Betriebswirtschaft, Recht oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. eine kaufmännische Ausbildung mit qualifizierter Weiterbildung im Personalwesen mitbringen,
• mindestens fünf Jahre breit angelegte operative HR-Berufserfahrung, vorzugsweise in einem dynamischen mittelständischen Unternehmen, sowie nachweisbare Erfahrung in der fachlichen Steuerung eines kleinen Teams besitzen,
• fundierte und praxiserprobte Kenntnisse im deutschen Individualarbeitsrecht sowie Erfahrung mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen, schwierigen Personalgesprächen und der internen Aufbereitung arbeitsgerichtlicher Verfahren vorweisen können,
• praktische Erfahrung beim Aufbau und der Dokumentation von HR-Prozessen, bei Arbeits- und Verfahrensanweisungen, Dokumentenlenkung, Audits sowie Fehler- und Korrekturmaßnahmen besitzen,
• operative Umsetzungsstärke mit der Fähigkeit verbinden, Aufgaben klar zu priorisieren, verbindlich zu delegieren und Ergebnisse konsequent nachzuhalten,
• HR-Works oder eine vergleichbare Personalsoftware sicher anwenden und sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Excel und Word, mitbringen,
• auch unter hoher Taktung ruhig, strukturiert, diskret, konfliktfähig und entscheidungsorientiert handeln und komplexe Sachverhalte schriftlich präzise aufbereiten können und
• Deutsch in Wort und Schrift auf sehr hohem Niveau beherrschen und ein klares Rollenverständnis als professionelle Arbeitgeberfunktion mitbringen, dann sind Sie richtig bei uns!

Bei uns erwartet Sie:

• eine sinnstiftende Tätigkeit mit sozialem Bezug,
• ein hoher Anspruch als medizinisches Beratungs- und Versorgungsunternehmen mit unseren gelebten Werten „Transparenz“, „Offenheit“ und „Qualität“,
• ein großer Teamzusammenhalt, eine sehr moderne Arbeitsumgebung und die Bereitstellung der für Ihre Arbeit notwendigen technischen Ausstattung,
• individuell auf Sie und Ihre Bedürfnisse abgestimmte Fort- und Weiterbildungsangebote,
• die Möglichkeit, sich in Ihrem Fachbereich und darüber hinaus einzubringen und mitzugestalten und
• eine flache Organisationsstruktur mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten.