Teamleitung Büro / Verwaltung / Projektgeschäft (m/w/d)

• fachliche Führung und Koordination des Büro-/Verwaltungsteams
• Aufgabenverteilung, Priorisierung, Vertretungsregelungen und Nachverfolgung offener Punkte
• Vorbereitung von Teammeetings, Mitarbeitergesprächen und Zielvereinbarungen in Abstimmung mit der Geschäftsleitung
• Einarbeitung neuer Mitarbeitender und Sicherstellung des Wissenstransfers Projektgeschäft & kaufmännische Abwicklung
• Bearbeitung von Kundenanfragen, Angeboten, Aufträgen und Projektunterlagen
• Materialbestellungen sowie Abstimmung mit Lieferanten und Partnerunternehmen
• Arbeitsberichte, Projektverwaltung, Fakturierung sowie Abschlags- und Schlussrechnungen
• Pflege von Stammdaten, Preislisten, Wiedervorlagen und relevanten Unterlagen Wartung, Instandsetzung & Störungsdienst
• administrative Abwicklung von Wartungen, Instandsetzungen und Störungen
• Terminierung, Einteilung, Korrespondenz und Abstimmung mit Kunden und Mitarbeitenden
• Prüfung und Nachbearbeitung von Wartungs- und Arbeitsberichten Prozesse, Kennzahlen & Weiterentwicklung
• Analyse, Standardisierung und Dokumentation interner Abläufe
• Mitwirkung bei KVP, Vorlagen, Arbeitsanweisungen und Systemeinführungen
• Erhebung und Bewertung relevanter Kennzahlen sowie Rückmeldung an die Geschäftsleitung Das solltest du mitbringen

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Verwaltung, Office Management, Projektkoordination, Assistenz, Backoffice oder kaufmännischer Organisation
• Erfahrung in der Koordination von Aufgaben, Abläufen und idealerweise Teams
• sehr gute MS-Office-Kenntnisse und strukturierte digitale Arbeitsweise
• sicherer Umgang mit Zahlen, Fristen, Unterlagen und vertraulichen Informationen
• klare, verbindliche Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern Das hilft dir zusätzlich
• Erfahrung in Teamleitung oder fachlicher Führung
• Kenntnisse in Rechnungsstellung, Angebotswesen, Controlling oder Prozessoptimierung
• technisches Verständnis oder Interesse an Gebäudetechnik
• Erfahrung mit Systemeinführungen, KVP oder Arbeitsanweisungen
• Zusätzlich spricht für Schüber Ingenieure
• Neben den bereits genannten Rahmenbedingungen spricht für Schüber Ingenieure vor allem die besondere Mischung aus Verantwortung, Teamnähe und abwechslungsreichen Aufgaben.
• Zusätzlich spricht für diese Position:

• familiengeführtes Unternehmen mit langfristiger Perspektive
• abwechslungsreiche Aufgaben in einem technischen Umfeld
• moderner Arbeitsplatz in Freiburg
• gute Bezahlung – je nach Erfahrung und Verantwortungsumfang ca. 45.000 bis 60.000 € brutto/Jahr
• 30 Tage Urlaub plus 6 Gleitzeittage
• flexible Arbeitszeit und freitags früher Feierabend
• helles, modernes Büro mit höhenverstellbaren Schreibtischen
• gutes Betriebsklima, starkes Teamgefühl und gemeinsame Events
• JobRad, Hansefit und moderne Küche
• Deine Aufgaben
• In dieser Position laufen Teamkoordination, Verwaltung und Projektgeschäft zusammen. Du sorgst dafür, dass Abläufe klar geregelt sind, Aufgaben sinnvoll priorisiert werden und das administrative Tagesgeschäft zuverlässig funktioniert.
• Teamleitung & Organisation

• verantwortungsvolle Doppelfunktion aus Teamleitung, Verwaltung und Projektgeschäft
• direkte Anbindung an die Geschäftsleitung
• zentrale Schnittstellenfunktion zu Geschäftsleitung, Team, Kunden, Lieferanten und technischen Bereichen
• echte Gestaltungsaufgabe im Büro-, Verwaltungs- und Projektbereich
• Möglichkeit, interne Abläufe aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Teamkoordination, Projektgeschäft, Verwaltung und Serviceorganisation
• strukturierte Einarbeitung in die technischen und internen Abläufe
• kurze Entscheidungswege in einem familiengeführten Unternehmen
• kollegiales Team mit gutem Zusammenhalt und wertschätzendem Miteinander

Für unser Büro- und Verwaltungsteam suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit, die operative Organisation, Teamkoordination und Projektgeschäft zusammenführt.   Sie übernehmen Verantwortung für klare Abläufe, Prioritäten, Fristen und Kommunikation – arbeiten aber nicht allein: Die Rolle ist eng an die Geschäftsleitung angebunden und bildet die Schnittstelle zu Planung, Montage, Gebäudeautomation und Wartung. Das spricht für Schüber Ingenieure: