Veranstaltungsassistent:in (m/w/d)

Das sind deine Aufgaben:

• Als Teil unseres Assistenzteams übernimmst du die organisatorische Koordination von Meetings, Veranstaltungen und größeren Besprechungsformaten; von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung. Dabei stellst du einen professionellen und reibungslosen Ablauf sicher.
• Du koordinierst den Empfang und die Betreuung von Gästen, Teilnehmenden und externen Stakeholder:innen und bist vor Ort die zentrale Ansprechperson für organisatorische Anliegen.
• Du verantwortest die Verfügbarkeit und Organisation der benötigten Veranstaltungs- und Moderationsmaterialien und steuerst Bestände, Bestellungen und die bedarfsgerechte Bereitstellung.
• Du übernimmst eigenständig organisatorische und administrative Aufgaben und trägst damit zu effizienten und verlässlichen Abläufen im gesamten Team bei.
• Du packst dort an, wo deine organisatorische Kompetenz gefragt ist, findest auch bei kurzfristigen Anforderungen pragmatische Lösungen und behältst jederzeit den Überblick.
• Die FITKO versteht sich als gemeinsame Umsetzungseinheit des IT-Planungsrats. Daher übernimmst du bei Bedarf – entsprechend den Beschlüssen des IT-Planungsrats und dessen strategischen Prioritäten – auch fachbereichsübergreifende Aufgaben.

Das bringst du mit:

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Veranstaltungsorganisation, Veranstaltungskaufleute, Büroorganisation, Hotellerie/Gastronomie oder in einem vergleichbaren Bereich.
• Du arbeitest service- und lösungsorientiert und trägst mit deiner Organisation dazu bei, dass Abläufe im Arbeitsalltag effizient und unkompliziert funktionieren.
• Du bist gerne mittendrin statt nur dabei: du arbeitest gerne vor Ort, übernimmst Verantwortung für organisatorische Abläufe und sorgst dafür, dass Veranstaltungen erfolgreich umgesetzt werden
• Du hast ein gutes Gespür für Organisation und Details, setzt Prioritäten und behältst auch bei mehreren parallellaufenden Anforderungen den Überblick. Handlungsbedarf erkennst du frühzeitig und findest eigenständig pragmatische Lösungen.
• Du bist flexibel, pragmatisch, sowie team- und lösungsorientiert, packst bei Bedarf auch über deinen unmittelbaren Aufgabenbereich hinaus mit an. Ein verbindliches, freundliches und professionelles Auftreten rundet dein Profil ab.

Das erwartet dich bei uns:

• Befristete Stelle (zwei Jahre)
• Eingruppierung nach TV-H (bis zu EG 8).
• Sehr gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Gleitzeit | Mobiles flexibles Arbeiten: unbürokratisches Homeoffice | 30 Tage Urlaub | 2 zusätzliche freie Tage (24. und 31.12.)
• Eine moderne Arbeitsumgebung
• Jobticket | Ergonomische Arbeitsplätze | Kreativräume | Diensthandy | 1. Klasse Dienstreisen | EGYM Wellpass | betriebliche Altersvorsorge
• Weiterentwicklung
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten für die berufliche und persönliche Entwicklung | Gelegenheiten zur Vernetzung, z.B. die Teilnahme an branchenspezifischen Veranstaltungen
• Freundschaftliches und wertebasiertes Arbeitsklima
• „Du“ statt „Sie“ | Afterwork- und Teamevents | offene Kommunikationskultur | wertebasierte Arbeitskultur | viel Dynamik und Spaß | engagiertes, motiviertes und vielfältiges Team
• Eine spannende Aufgabe
• Innovative Digitalisierungsprojekte | Gestaltungsspielraum | Zukunftsverwaltung gestalten

Verwaltung und Innovation – passt das zusammen? Wir sagen: Ja!