Verwaltungsangestellte/-r im Vorzimmer (m/w/d)

Zu den Aufgaben gehören alle im Vorzimmerbereich der Verwaltungsleitung anfallenden Sekretariatsaufgaben, insbesondere die Terminkoordination, der Posteingang und der Postversand, die Annahme von Telefonaten, die Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen (einschließlich der organisatorischen Vor - und Nachbereitung), das Fertigen von Schreiben, Protokollführungen, das Verbuchen von Rechnungen sowie das Erteilen von Auskünften.

• Eigenverantwortliches Führen und Organisieren des Vorzimmers des Bürgermeisters und des allgemeinen Vertreters
• Anlaufstelle für digitale, schriftliche und persönliche Anfragen und Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern an den Bürgermeister und den allgemeinen Vertreter des Bürgermeisters
• Büromanagement (Bearbeitung von Post und E-Mail, Aktenführung mittels Dokumentenmanagementsystem)
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen, Besprechungen, Tagungen und Empfängen
• Terminkoordination und inhaltliche Terminvorbereitung
• Erstellen von Beratungs- und Entscheidungsvorlagen
• Interne und externe Korrespondenz, auch nach Diktat
• Social Media Betreuung.
• Inhaltliche Änderungen behalten wir uns vor.

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement / Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Ausbildung, möglichst mit Berufserfahrung in der Kommunalverwaltung
• Professioneller Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen und digitalen Services
• Besonders hohes Maß an Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit und Leistungsbereitschaft
• Selbständige, strukturierte Arbeitsweise und zeitliche Flexibilität sowie ausgeprägtes organisatorisches Geschick
• Gute Umgangsformen und stilsichere mündliche und schriftliche Ausdrucksform
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit.

Und das bieten wir Ihnen:

• ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet an zentraler Stelle
• Sicherer, konjunkturunabhängiger Arbeitsplatz
• Gute Möglichkeiten zur Fort - und Weiterbildung
• Leistungsorientierte Bezahlung
• Vielfältiges Angebot im Bereich des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Zusätzliche betriebliche Altersvorsorge (VBL).
• Die Eingruppierung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 TVöD.
• Anerkannt Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung und Qualifikation im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.