Verwaltungsassistenz für den öffentlichen Dienst (gn) (Sekretär/in)

Deine Aufgaben

• Du empfängst Besucher und Gesprächspartner freundlich und sorgst für einen professionellen ersten Eindruck
• Eingehende Telefonate nimmst du entgegen und leitest Anfragen zuverlässig an die richtigen Ansprechpartner weiter
• Du organisierst Termine in Abstimmung mit den Referentinnen und Referenten und bereitest diese professionell vor und nach
• Die Kalenderführung für die Referentinnen und Referenten gehört zu deinem täglichen Aufgabenbereich
• Dienstreisen planst du eigenständig und kümmerst dich um die anschließende Reisekostenabrechnung
• Datenbanken pflegst du sorgfältig und stellst die Aktualität der Informationen sicher
• Du unterstützt die Leitung bei administrativen Aufgaben sowie der strukturierten Ablage von Dokumenten
• Vertrauliche Sonderaufträge der Leitung bearbeitest du zuverlässig und diskret

Deine Fähigkeiten

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement (gn), Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte (gn) oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
• Idealerweise verfügst du über mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Sekretariat oder in einer Verwaltungsassistenz
• Der professionelle Umgang mit Besuchern, Anrufern und internen sowie externen Ansprechpartnern fällt dir leicht
• Mit den gängigen MS-Office-Anwendungen - insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint - arbeitest du sicher
• Eine sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise zeichnet dich aus
• Du überzeugst durch Einsatzbereitschaft, Organisationsgeschick und ein hohes Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie eine sichere Rechtschreibung und Ausdrucksweise runden dein Profil ab
• Diskretion, Loyalität und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich

Das wird dir geboten

• Einfach bewerben - ganz ohne Anschreiben
• Moderner Arbeitsplatz & entspannte Atmosphäre
• Ein Team, das wirklich zusammenhält
• Flexible Home-Office-Möglichkeiten & echte Work-Life-Balance
• Gesundheitsangebote, die du wirklich nutzen kannst
• Fahrtkostenzuschuss on top
• Für Bewerber:innen komplett kostenlos

PS Direkt - Job perfektDu bist organisiert, behältst auch bei vielen Aufgaben den Überblick und schätzt ein strukturiertes Arbeitsumfeld? Dann erwartet dich eine vielseitige Position in einem städtischen Betrieb, in der du die Verwaltung aktiv unterstützt, Termine koordinierst und als erste Ansprechperson für Besucher sowie interne und externe Ansprechpartner für einen reibungslosen Ablauf sorgst.Wir suchen im Rahmen der Personalvermittlung.

Bitte habe dafür Verständnis, dass postalisch zugesandte Unterlagen nicht zurückgesendet werden. Deine Unterlagen und deine Bewerberdaten mit Personenbezug werden nach der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) verarbeitet.Diese Position ist zwischen 32.400 EUR und 38.400 EUR brutto jährlich dotiert.