Verwaltungsmitarbeiter*in und Organisationstalent (m/w/d)

• Sie bearbeiten und erstellen nutzer*innen-bezogene Stammdaten und Statusinformationen, prüfen und pflege diese.
• Sie organisieren Betreuungsverträge von Erstellung über Versand und Rücklaufkontrolle bis zur Prüfung der Unterschriften und digitalen Ablage.
• Sie bearbeiten den Post- und Dokumenteneingang, ordnen Unterlagen zu, steuern die weitere Bearbeitung und sichern eine einheitliche elektronische Ablage.
• Sie erfassen und aktualisieren Fachleistungsstundenbudgets und Kostenzusagen, prüfen Abweichungen und stimmen das weitere Vorgehen mit den zuständigen Stellen ab.
• Sie übernehmen organisatorische Aufgaben im Fachdienst, darunter Schlüssel-, Transponder- und Smartphoneverwaltung, Materialbestellungen sowie die Koordination arbeitsmedizinischer Vorsorgetermine.
• Sie koordinieren den Informationsfluss mit Teamleitungen, Einrichtungsleitung, Kostenträgern und weiteren internen sowie externen Beteiligten.
• Sie unterstützen die Vereinfachung und Digitalisierung der Vertrags- und Dokumentenprozesse und wirken an einem digitalen Änderungsprozess einschließlich eines klaren Rollen- und Rechtekonzepts mit.
• Bei komplexen Einzelfällen sind Sie eine verlässliche Ansprechperson und koordinieren die Klärung mit Verwaltung und Leitung.

• Eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Ausbildung – alternativ einschlägige Berufserfahrung in der Verwaltung.
• Eine strukturierte, sorgfältige und verbindliche Arbeitsweise sowie Freude daran, Fristen, Rückläufe und Datenqualität zuverlässig im Blick zu behalten.
• Eigeninitiative und Interesse daran, bestehende Abläufe zu hinterfragen, pragmatisch zu vereinfachen und nachhaltig zu dokumentieren.
• Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten und ein klares Verständnis für Rollen und Zugriffsrechte.
• Kommunikationsstärke und Fingerspitzengefühl im Kontakt mit Nutzer*innen, rechtlichen Betreuer*innen, Kolleg*innen und externen Stellen.
• Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen und dem Office-Paket und die Bereitschaft, sich in Vivendi NG, Vivendi mobil, Vivendi PEP und weitere Fachsysteme einzuarbeiten.

Wir bieten

• Die Stelle soll mit mindestens 30 Stunden wöchentlich besetzt werden, die maximale Stundenanzahl sind 39 Stunden.
• Eine vielseitige Schnittstellenfunktion mit Gestaltungsspielraum für moderne, digitale Verwaltungsprozesse
• Eine sorgfältige Einarbeitung und Begleitung durch die jetzige Stelleninhaberin
• Eine langfristige Beschäftigungsperspektive in einem zukunftssicheren Arbeitsfeld
• Chancen der beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung
• flexible Arbeitszeiten nach Absprache
• Eine Vergütung und soziale Leistungen nach dem Tarif BAT-KF (inkl. Jahressonderzahlung und zusätzlicher Altersversorgung)
• Betriebliches Gesundheitsmanagement, Corporate Benefits, Value App, JobRad und viele weitere Bedingungen für gutes Arbeiten