Vorstandssekretär (m/w/d) (Sekretär/in)

Die Aufgaben

• Als erste Anlaufstelle für alle administrativen Belange unseres Vorstands, übernehmen Sie
• die klassischen Sekretariatsaufgaben und sorgen proaktiv für einen reibungslosen Ablauf
• im operativen Tagesgeschäft mit einem hohen Maß an Koordination
• Sie organisieren eigenverantwortlich die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Gremiensitzungen, Gesellschafterversammlungen und Veranstaltungen, unterstützen bei der Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen, wirken bei Veranstaltungen im Hintergrund mit und organisieren Dienstreisen
• In Ihrer Tätigkeit arbeiten Sie eng mit den anderen Vorstandssekretärinnen zusammen, bilden gemeinsam einen professionellen Sekretariatspool und stellen zudem den reibungslosen Informationsfluss zwischen Vorstand, internen und externen Gesprächspartner*innen sowie unseren Mitarbeitenden sicher
• Ergänzend übernehmen Sie Aufgaben wie die Pflege der internen Kontaktdatenbank, das Dokumentenmanagement, die Bearbeitung der täglichen Korrespondenz / Post sowie den Empfang und die Bewirtung von Gästen des Vorstands
• Darüber hinaus bearbeiten Sie eigenverantwortlich Sonderaufträge des Vorstands

Das gesuchte Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen Berufserfahrung im Bereich Assistenz / Sekretariat, idealerweise auf Leitungs- / Vorstandsebene, mit
• Ihr exzellentes Organisationstalent sowie Ihre selbstständige und strukturierte Arbeitsweise zeichnen Sie aus; die Wahrung absoluter Diskretion ist für Sie dabei eine Selbstverständlichkeit
• Sie haben Routine im Backoffice und Erfahrung darin, dass Gremien- und Entscheidungssitzungen organisatorisch einwandfrei vorbereitet und durchgeführt werden
• Sie beherrschen die MS-Office-Programme (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) sicher und effizient
• Sie besitzen hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und ein freundlich-verbindliches, souveränes Auftreten
• Sie bringen ein Grundverständnis für kirchliche Strukturen und Abläufe mit, da in Ihrem Aufgabenbereich vertretungsweise auch Themen im Zusammenhang mit der Koordination von Gottesdiensten und Seelsorgern / Pfarrern anfallen
• Abgerundet wird Ihr Profil durch eine positive Einstellung zum Wirken des Dominikus-Ringeisen-Werks

Die Vergütung erfolgt nach AVR Caritas abhängig von Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung, mit einem monatlichen Bruttoentgelt von ca. 3.323,15 € - 4.338,17 € bei Vollzeit, zuzüglich ggf. Kinderzulage i.H. von 90,00 € pro Kind bei Vollzeit.

Das bieten wir

Neben einer attraktiven Vergütung gemäß den Arbeitsvertragsrichtlinien des Deutschen Caritasverbandes (AVR), Lebensarbeitszeitkonten und Fahrrad-Leasing bieten wir vielfältige weitere Leistungen (mehr hierzu auf www.komm-zum-drw.de) sowie eine Kultur, die auf Kooperation und Beteiligung wert legt.

Vorstandssekretär (m/w/d)

Zur Unterstützung des Vorstandsvorsitzenden sowie des stellvertretenden Vorstandsvorsitzenden unserer Stiftung suchen wir zum 01.12.2026 oder früher einen Sekretär (m/w/d) des Vorstands. Die Position wird neu besetzt, da sich für die bisherige Stelleninhaberin innerhalb unseres Hauses eine neue verantwortungsvollere Entwicklungsmöglichkeit ergeben wird. Als rechte Hand unseres Vorstands übernehmen Sie im klassischen Alltag eines Sekretariats eine vielseitige und verantwortungsvolle Rolle.