Vorzimmerkraft (m/w/d)

Stellenbeschreibung

• Sie bearbeiten/verteilen den analogen und digitalen Postein- und -ausgang alleinverantwortlich.
• Sie nehmen die hausinternen und externen Telekommunikationsaufgaben wahr.
• Sie sind zuständig für das Fertigen/Überarbeiten von Briefentwürfen und Anschreiben.
• Sie führen die Terminkalender, einschließlich Koordinierung und Überwachung der Termine.
• Sie sind zuständig für das Vorbereiten/Nachbereiten von Besprechungen, einschließlich der Anfertigung von Besprechungsunterlagen.
• Sie sind zuständig für das Vorbereiten/Nachbereiten von Dienstreisen (u.a. Abstimmen von Terminen, Erstellen der Dienstreise- und Reisekostenanträge, Durchführen der Routenplanung und Abstimmung mit der zuständigen Reisestelle bzgl. Buchung der notwendigen Verkehrsmittel, Zusammenstellen von Terminunterlagen, unterstützen bei der Aufbereitung von Reisedokumenten).
• Sie sind zuständig für die Organisation des Besuchsverkehrs und die Betreuung der Besucherinnen und Besucher.

Bemerkungen

• Die Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung, auch außerhalb der üblichen Arbeitszeit, wird begrüßt.
• Die Bereitschaft zum "Zwei-Schicht-System" sowie eine stark ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift werden vorausgesetzt.
• Für die Wahrnehmung der Tätigkeiten sind Organisationsvermögen, höfliches und verbindliches Auftreten sowie ein Höchstmaß an Zuverlässigkeit und Diskretion erforderlich.
• Dem internen Auswahlverfahren wird der Vorrang eingeräumt. Die externe Ausschreibung wird unter die Bedingung gestellt, dass die zu besetzende Stelle nicht intern mit geeigneten Bewerbenden besetzt werden kann.
• Bei dem genannten geplanten Besetzungsdatum bzw. dem genannten Datum zum "Beginn der Tätigkeit" handelt es sich um einen Termin, der sich bedingt durch den Ablauf des Ausschreibungsverfahrens ggf. ändern kann.
• Die Eingruppierung erfolgt unter Beachtung des § 12 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst im Hinblick auf die tatsächlich nicht nur vorübergehend auszuübenden Tätigkeiten und die Erfüllung der persönlichen bzw. tariflichen Anforderungen.
• Die Bundeswehr fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und begrüßt deshalb besonders Bewerbungen von Frauen.
• Nach Maßgabe des Sozialgesetzbuchs IX und des Behindertengleichstellungsgesetzes begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen; hinsichtlich der Erfüllung der Ausschreibungsvoraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtung.
• Die Bundeswehr unterstützt die Ziele des Nationalen Integrationsplans und begrüßt Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Qualifikationserfordernisse

WAS FÜR UNS ZÄHLT

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung als:
• Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter oder
• Bürokauffrau/Bürokaufmann oder
• Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation.
• UND
• Sie verfügen über berufliche Erfahrungen im Geschäftszimmer/Vorzimmer nachgewiesen durch mindestens eine berufliche Tätigkeit mit einer Dauer von regelmäßig nicht unter zwei Jahren.
• Sie bekennen sich durch Ihr gesamtes Verhalten zur freiheitlichen demokratischen Grundordnung im Sinne des Grundgesetzes.
• Sie stimmen zu an einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz Bund teilzunehmen.
• Die erfolgreiche Sicherheitsüberprüfung der Stufe Ü 2 VS ist verpflichtend zur Besetzung der ausgeschriebenen Stelle.

ERWÜNSCHT

• Sie verfügen über Erfahrungen in der Anwendung der Standard-Büroanwendungen (Microsoft Office-Produkte, insbesondere Outlook, etc.).
• Sie verfügen über allgemeine Verwaltungskenntnisse sowie Kenntnisse über die Aufbauorganisation der Bundeswehr und des BMVg.
• Sie besitzen gute Fremdsprachenkenntnisse in Englisch. Sie sind bereit, diese durch Fortbildungen auszubauen.

WAS FÜR SIE ZÄHLT

• Sie werden in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis eingestellt.
• Die Eingruppierung erfolgt übertariflich in die Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD).
• Auf Grundlage des Rundschreibens BMI vom 29. Juni 2022 (korrigierte Version vom 4. Juli 2022) wird eine monatliche Vorzimmerzulage in Höhe von 500,00 € brutto gewährt.
• Sie erhalten eine monatliche Zulage für Beschäftigte in obersten Bundesbehörden in Höhe von zurzeit 220,00 € brutto.
• Die Tätigkeiten sind in Vollzeit und in der Dienststelle vor Ort wahrzunehmen. Der zu besetzende Dienstposten ist somit für Telearbeit bzw. mobiles Arbeiten nicht geeignet.

Die Stelle ist zum 1. September 2026 zu besetzen.