Werkstudent:in (m/w/d) – ADMIN-Team

Deine Aufgaben

• Du scannst Postbelege, legst Originale ab und leitest digitale Dokumente weiter.
• Nach der Einarbeitung bearbeitest du eigenständig unseren Rechnungseingang.
• Du recherchierst fehlende Belege (z. B. für Kreditkartenabrechnungen) und bereitest sie für die Buchhaltung vor.
• Du unterstützt bei betriebswirtschaftlichen Aufgaben wie der Abstimmung von Buchungskonten.
• Du hilfst dabei, interne ADMIN-Abläufe und Anleitungen sauber zu dokumentieren.
• Büro- & Office-Management:
• Hardware-Organisation: Du verwaltest die technische Ausstattung unserer Kolleg:innen (hauptsächlich Laptops) und bereitest sie für den Einsatz vor.
• Bestandsmanagement & Einkauf: Du verwaltest den Bestand an Verbrauchsmaterialien sowie Getränken und machst Nachbestellungen.

Du studierst Wirtschaftsinformatik, Wirtschaftsingenieurwesen, BWL oder einen ähnlichen Studiengang und hast ein Faible für Zahlen, Prozesse und digitale Tools? Du willst praktische Erfahrung in einem modernen Umfeld sammeln? Dann bist du bei uns richtig.

• Du bist an einer Hochschule immatrikuliert und suchst eine Stelle für mindestens ein Jahr.
• Du denkst analytisch, arbeitest strukturiert und übernimmst Aufgaben eigenständig.
• Du hast technische Affinität für das Hardware-Handling.
• Neue Technologien wie KI-Tools interessieren dich.
• Zuverlässigkeit und Sorgfalt stehen für dich an erster Stelle.

Wir bieten

• Google Workspace (u. a. Mail, Drive, Gemini)
• Claude
• ASANA
• Slack
• Notion Unser Versprechen

Was wir täglich leben und an unserer Arbeit lieben:

• Eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten sind Teil unserer DNA. Flexible Arbeitszeiten sind für uns selbstverständlich: Deine ca. 10 bis 12 Wochenstunden stimmen wir auf deinen Vorlesungsplan und deine Prüfungsphasen ab (z. B. drei Tage mit je vier Stunden). Auch Homeoffice gehört für uns dazu. Wir sehen unsere Arbeit als einen wichtigen Teil des Lebens – aber eben nur als Teil, der flexibel zum Rest passen soll.
• Du findest bei uns ein Set an Werten, das wir tagtäglich leben und lieben.
• Wir sind ein buntes internationales Team, voller digitaler Enthusiast:innen, die für ihre Themen brennen – so wie du es tust.
• Mentor:innen sorgen für eine gute Einarbeitung und geben regelmäßiges Feedback. Da wir uns ständig weiter verändern und versuchen jeden Tag ein bisschen besser zu werden, wünschen wir uns das auch umgekehrt. Bringe gerne Ideen ein und sage uns, wenn wir mal daneben liegen und was wir besser machen können.
• Es gibt frisches Obst, Kaffee und Softdrinks in allen Büros. Außerdem treffen wir uns regelmäßig zum gemeinsamen Mittagessen.
• Gemeinsamkeit ist uns wichtig: Wir treffen uns für Teamaktivitäten und zu gemeinsamen Workshops abwechselnd in unseren Büros in Karlsruhe und Barcelona - sowie natürlich auch virtuell.
• Du bildest dich gerne weiter und wir unterstützen das gerne – mit Sprachkursen, Konferenzbesuchen und weiteren Qualifikationen. Aber auch hier gilt: Nur wer proaktiv ist, kann davon profitieren. Also sprich mit uns, was du gerne machen möchtest.
• Wir sind tierlieb: Hunde können nach einem Kennenlernen mit ins Büro gebracht werden.
• Wir achten darauf, dass du unter besten Voraussetzungen arbeiten kannst: Handyvertrag, die passende Hardware, Bahncard oder Jobrad – läuft und fährt bei uns!