Workplace Coordinator Munich (m/w/d)
Unser Kunde sucht einen Arbeitsplatzkoordinator (m/w/d), der den reibungslosen Betrieb des Luxemburger Büros sicherstellt und den Managing Partner zuverlässig administrativ unterstützt. Diese praxisorientierte und strukturierte Position eignet sich für eine Person, die gerne Ordnung schafft, den Überblick über Details behält und sicherstellt, dass die organisatorischen Abläufe eines Unternehmens täglich effizient funktionieren. Die Rolle bietet echte Eigenverantwortung in den Bereichen Büroorganisation, Onboarding, Dokumentation und operative Nachverfolgung.
Über das Unternehmen
Unser Kunde ist ein international wachsendes FinTech-Unternehmen, das flexible Finanzierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen anbietet. Das Unternehmen ist in mehreren Märkten aktiv und zeichnet sich durch eine leistungsorientierte, teamorientierte Unternehmenskultur mit einem klaren Fokus auf nachhaltigen Kundennutzen aus.
Ihre Aufgaben
- Verantwortung für den täglichen Bürobetrieb, einschließlich Büroausstattung, Lieferantenmanagement und Koordination mit dem Gebäudemanagement
- Organisation des Onboardings neuer Mitarbeitender, inklusive administrativer Abläufe, Dokumentation und praktischer Vorbereitung
- Pflege von Compliance-Unterlagen, Dokumentationen, Übersichten und Nachverfolgungen mit hoher Sorgfalt und Genauigkeit
- Strukturierte administrative Unterstützung des Managing Partners sowie Sicherstellung einer konsequenten Umsetzung offener Aufgaben
- Zuverlässige Zusammenarbeit mit internen Ansprechpartnern sowie externen Dienstleistern, um einen reibungslosen Büroalltag sicherzustellen
- Frühes Erkennen und eigenständiges Lösen kleinerer operativer Herausforderungen, bevor sie zu größeren Problemen werden
Wen wir suchen
Wir suchen eine zuverlässige, gut organisierte und diskrete Persönlichkeit, die Wert auf sorgfältige Arbeitsweise, Verlässlichkeit und eine strukturierte Administration legt.
Das bringen Sie mit
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Uneingeschränkte Arbeitsberechtigung für Luxemburg bzw. die EU (keine Visumsunterstützung möglich)
- Bereitschaft, Vollzeit vor Ort in Luxemburg zu arbeiten
- Mindestens drei Jahre relevante Berufserfahrung in den Bereichen Office Management, Workplace Coordination, Assistenz der Geschäftsleitung, Teamkoordination oder HR-Administration
- Erfahrung in der Koordination von Dienstleistern, der Organisation von Onboarding-Prozessen sowie im strukturierten Dokumenten- und Datenmanagement
- Nachweisbare Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und hohe Zuverlässigkeit bei der Umsetzung von Aufgaben
- Eine pragmatische, teamorientierte Arbeitsweise ohne großes Ego sowie Freude daran, eine erfahrene Führungskraft im Tagesgeschäft zu unterstützen
Von Vorteil
- Erfahrung in einem internationalen und mehrsprachigen Unternehmensumfeld
- Berufserfahrung in den Bereichen Finanzdienstleistungen, FinTech, Recht, Unternehmensberatung, Versicherungen oder Corporate Services
- Erfahrung in der Organisation von Büro- oder Workplace-Operations über klassische Termin-, Reise- oder Spesenverwaltung hinaus
- Erfahrung mit administrativen Prozessen in einem Compliance-orientierten Umfeld
- Erfahrung in einem schlanken Unternehmen, in dem Eigeninitiative und pragmatische Problemlösung gefragt waren
Das erwartet Sie
- Eigenverantwortung für den operativen Betrieb eines Luxemburger Büros
- Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit Verantwortung für Workplace Coordination, Onboarding, Dokumentation und Executive Support
- Enge Zusammenarbeit mit dem Managing Partner und der lokalen Geschäftsleitung
- Eine klar definierte Position, in der Struktur, Zuverlässigkeit und Genauigkeit geschätzt werden
- Die Möglichkeit, Teil eines wachsenden internationalen FinTech-Unternehmens zu werden und zum Erfolg eines schlanken lokalen Teams beizutragen
- Ein attraktives Grundgehalt für ein starkes mehrsprachiges Koordinationsprofil
Arbeitsplatzkoordinator (m/w/d) Standort: Luxemburg Arbeitsmodell: Vollzeit, vor Ort Grundgehalt: 50.000-58.000 € brutto pro Jahr Arbeitsplatzkoordinator (m/w/d) Standort: Luxemburg Arbeitsmodell: Vollzeit, vor Ort Grundgehalt: 50.000–58.000 € brutto pro Jahr