Administrative Assistant (m/w/d)

• Verwaltung und Koordination des Backoffice, einschließlich Dokumentenmanagement und zentrale Ansprechperson für administrative Fragen
• Erstellung, Bearbeitung und Nachverfolgung interner sowie externer Korrespondenz, einschließlich der Steuerung von Terminen
• Eigenständige Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Workshops und Meetings, inklusive Gästebetreuung
• Planung, Buchung, Abrechnung und Nachbereitung von Geschäftsreisen sowie Abwicklung von Bestellungen, Dienstleistungsbeauftragungen und Rechnungsprüfung
• Pflege von Arbeits- und Fehlzeitdaten in ERP-Systemen, Unterstützung der Führungskräfte sowie Koordination der Schnittstellen zwischen Leitung, Führungskräften und nationalen wie internationalen Kund:innen

• Abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige einschlägige Berufserfahrung als Mitarbeiter:in im Backoffice, als Assistent:in oder in einer anderen vergleichbaren Position
• Starke digitale Kompetenzen sowie sicherer Umgang mit gängigen Softwareanwendungen, z. B. MS Office und SAP
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, gepaart mit hoher Loyalität und Integrität
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, schnelle Auffassungsgabe und eine lösungsorientierte Arbeitsweise, verbunden mit Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit und Flexibilität
• Hohe Zuverlässigkeit, Organisationsfähigkeit und Eigeninitiative

Was wir bieten

Für uns ist es selbstverständlich, optimale Rahmenbedingungen zu bieten. Dazu gehören unter anderem:

• Welcomeday und Onboardingprogramm
• Attraktive tarifliche Vergütung
• Flexible und familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeit-/ und Lebensarbeitszeitkonto sowie Homeoffice-Regelung
• 30 Tage Jahresurlaub sowie Sonderurlaub gemäß Tarifvertrag
• Hervorragende betriebliche Altersversorgung
• Spannende Aufgaben an innovativen Produkten in einem wachsenden Marineunternehmen
• Zuschuss zum Jobticket bzw. Deutschlandticket
• Firmenfitness mit bundesweiten Verbundpartnern
• Bikeleasing
• Umfassende Zusatzleistungen / attraktive externe Angebote
• Individuelle Lern- & Entwicklungsmöglichkeiten in Präsenz und digital
• Umfassendes Gesundheitsmanagement inkl. Präventionsangebote
• Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und der Mitarbeitendenvertretung
• Kollegiale Zusammenarbeit und Respekt im Umgang miteinander – das bieten wir seit über 185 Jahren!

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.