Assistent*in der Abteilungsleitung
Vielfalt im NDR leben
Der NDR macht Programm für alle Menschen. Als öffentlich-rechtliches Medienunternehmen wollen wir die Diversität in der Gesellschaft auch durch unsere Kolleg*innen repräsentieren. Deshalb freuen wir uns besonders über Bewerber*innen, die unsere Teams vielfältiger machen und damit bereichern. Alle Mitarbeiter*innen sollen sich bei uns sicher und wertgeschätzt fühlen und sich entfalten können – unabhängig von Alter, Behinderung, sexueller Orientierung oder geschlechtlicher Identität, der sozialen Herkunft, Nationalität, Glauben oder Weltanschauung, dem Familienkonzept oder Care-Verantwortung. Sollten Sie im Zuge des Bewerbungsprozesses Unterstützung benötigen – z. B. aufgrund einer Behinderung – lassen Sie uns dies gerne wissen. Bei gleicher Eignung und Befähigung werden schwerbehinderte Menschen vorrangig berücksichtigt. Die ausgeschriebene Position befindet sich in einer Berufsgruppe, in der Männer unterrepräsentiert sind. Deshalb sind Bewerbungen von Männern besonders erwünscht.
Das erwartet Sie
Die Aufnahmeleitung organisiert crossmediale Produktionen für Fernsehen, Hörfunk und Online. Als Assistent*in in diesem lebhaften Bereich verantworten Sie eigenständig das Sekretariat der Abteilungsleiterin und unterstützen in einer Backoffice-Funktion den Disponenten und die Aufnahmeleiter*innen. Diese reizvolle Aufgabe bietet viel Abwechslung und stellt besondere Anforderungen an die soziale Kompetenz. Es erwarten Sie spannende Aufgaben in einem bekannten und familienfreundlichen Medienunternehmen - gestalten Sie mit uns die Zukunft! Die Aufnahmeleitung freut sich auf Sie!
Das sind Ihre Aufgaben
- Sie arbeiten sehr vertrauensvoll mit der Abteilungsleitung zusammen und unterstützen im Tagesgeschäft bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben durch selbständiges Office Management: Terminplanung und -organisation, selbständige Korrespondenz, Rechnungsbearbeitung, Aufbereitung von einfachen Controlling-Daten, Zusammenstellung von Besprechungsunterlagen, selbstständiges Führen der Ablage, Vorbereitung von Präsentationsunterlagen, Protokollführung bei Sitzungen, Erfassung von Honoraranweisungen für freie Mitarbeiter*innen, etc.
- Unterstützung des Disponenten und der Aufnahmeleiter*innen (Verwaltung der mobilen Devices und der gemeinschaftlich genutzten Ausrüstung, etc.)
- Verwaltung von Personaldaten (Erstellung von Fehlzeitenmeldungen, Einpflegen neuer Mitarbeiter*innen, Beantragen von Vollmachten und Ausweisen, Prüfung und Pflege von Zugangsberechtigungen und Accounts, etc.)
- Ansprechpartner*in für Volontär*innen, Produktionsleiter*innen, Fachbereiche und Externe zu Abläufen innerhalb des Hauses und der Abteilung
Das bringen Sie mit
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und mehrjährige Berufspraxis oder eine durch langjährige Berufspraxis vergleichbare Qualifikation im Office Management
- Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Loyalität und verantwortungsbewusster Umgang mit personenbezogenen Daten
- Multi-Tasking-Fähigkeit, um auch in hektischen Momenten den Überblick zu behalten
- Flexibilität, schnelle Auffassungsgabe, Organisationstalent und Bereitschaft, bei Bedarf „mit anzupacken“
- Freude am Umgang mit Menschen und Spaß an der Arbeit im Team
- Eine präzise und strukturierte Arbeitsweise
- Interesse am Medienumfeld und idealerweise Kenntnisse der Medienproduktion
- IT-Affinität und routinierter Umgang mit den gängigen PC-Programmen inkl. Teams (Microsoft 365/Sharepoint)
Wir bieten Ihnen
einen Arbeitsplatz im Herzen Hamburgs mit exzellenter Verkehrsanbindung. An unseren Hauptstandorten versorgt Sie die Studioküche mit leckeren Gerichten.
- Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten, Sportangebote, Fahrrad-Leasing und tarifliche Leistungen, wie zum Beispiel ein bezuschusstes Deutschlandticket als Jobticket, kommen noch hinzu.
- Der kollegiale Austausch wird bei uns groß geschrieben. Ihre neuen Kolleg*innen können Sie in standortübergreifenden Netzwerken kennenlernen, wie z. B. dem MOIN-Assistenz-Netzwerk.
- Eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ist uns wichtig. Als Unterstützung in allen Lebenslagen stehen Ihnen u. a. ein Work-Life-Service beratend zur Seite.
- Eine Vergütung gemäß Tarifvertrag.
- Eine Tätigkeit in Teilzeit und/oder Jobsharing ist möglich. Mehr Informationen rund um den NDR als Arbeitgeber finden Sie hier.
Wir suchen Sie zur Unterstützung in der Aufnahmeleitung – und bieten abwechslungsreiche Aufgaben in einem lebendigen Arbeitsumfeld! Stellenangebot teilen Assistent*in der Abteilungsleitung Wo: Hamburg, hybrides Arbeiten möglich Umfang: Vollzeit (38,5 Stunden pro Woche) Wann: zum nächstmöglichen Zeitpunkt Befristung: unbefristet Zur Übersicht Jetzt bewerben Link teilen