Assistent:in (m/w/d) im Sekretariat der Geschäftsführung in Vollzeit

• Unterstützung der Geschäftsführerin und deren Geschäftsbereich
• Bearbeitung von Korrespondenz, E-Mails und Telefonaten, Ablageführung, Datenbankpflege, Postbearbeitung, Betreuung allg. Mail-Accounts
• Übernahme administrativer Aufgaben, wie Datenverwaltung, Archivierung, Recherchen oder Rechnungsbearbeitung
• Vor- und Nachbereitung von internen Besprechungen, Erstellung von Protokollen
• Organisation von Meetings und Veranstaltungen
• Buchung von Geschäftsreisen, inklusive Spesen- und Reisekostenabrechnung
• Erstellung von PowerPoint-Präsentationen und Excel-Aufstellungen
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen
• Anlaufstelle für externe Lieferanten und Dienstleister
• Mitwirkung bei der internen Kommunikation im Haus
• Nachverfolgung von Fristen
• Betreuung von Gästen der Geschäftsleitung
• Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung
• Personalwesen (Sichtung von Bewerbungen, Organisation von Vorstellunggesprächen, Bearbeitung von Anträgen bei den jeweiligen Institutionen etc.)

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation oder entspr. Berufserfahrung
• Erfahrung im Assistenzbereich
• Vorkenntnisse im medizinischen Bereich sind von Vorteil
• Gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten
• Sehr gutes Zeit- und Selbstmanagement
• Lösungsorientierte und strukturierte Arbeitsweise sowie Durchsetzungsfähigkeit
• Teamorientierung sowie hohe Lern- und Einsatzbereitschaft;
• Gute Koordinationsfähigkeiten
• Diskretion, Einsatzbereitschaft, Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Loyalität
• Stilsichere Ausdrucksweise in Wort und Schrift (Deutsch und Englisch)
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sicheres Auftreten

Wir bieten

• Modernes Büro: Nagelneuer Standort mit modernem Bürokonzept
• Flexible Arbeitszeiten
• Digitale Unterstützung Ihrer Tätigkeiten mit Hilfe von digitalen Workflows
• Attraktive und leistungsorientierte Vergütung
• Wertschätzende und persönlichkeitsorientierte Führungskultur
• 30 Tage Urlaub
• Möglichkeit des Jobrad-Leasings
• Gute Verkehrsanbindung sowie Pkw-Stellplätze