Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/d) – Vollzeit (Verwaltungsangestellte/r - gehobener Dienst)

Aufgaben:

• Eigenständige und verantwortungsvolle Organisation sowie Abwicklung sämtlicher Assistenz- und Verwaltungstätigkeiten im Umfeld der Verwaltungsleitung
• Koordination und Unterstützung eines reibungslosen Tagesablaufs sowie Terminmanagement
• Zentrale Ansprechperson für interne Bereiche, externe Institutionen sowie Bürgerinnen und Bürger
• Professionelle Kommunikation und Korrespondenz in schriftlicher und telefonischer Form
• Erstellung und Bearbeitung von Schreiben, unter anderem Antworten auf Anfragen, offizielle Mitteilungen und sensible Korrespondenz
• Unterstützung bei der Organisation besonderer Anlässe und Veranstaltungen
• Bearbeitung von Ehrungen, Jubiläen und Verabschiedungen
• Pflege und Verwaltung digitaler Ablagestrukturen
• Übernahme vielfältiger organisatorischer und administrativer Aufgaben

Anforderungen:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in einem anspruchsvollen Umfeld wie einer Geschäftsleitung, Verwaltung oder vergleichbaren Organisation
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten sowie diplomatisches Geschick
• Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen ruhig, lösungsorientiert und serviceorientiert zu handeln
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen und Offenheit gegenüber digitalen Arbeitsprozessen sowie modernen Technologien
• Flexibilität und Bereitschaft, bei Bedarf auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu unterstützen
• Führerschein Klasse B

Benefits:

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen Verwaltungsumfeld
• Ein wertschätzendes Arbeitsklima und eine langfristig ausgerichtete Zusammenarbeit
• Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach Absprache
• Umfangreiche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• Gesundheitsfördernde Maßnahmen und betriebliches Gesundheitsmanagement
• Attraktive Zusatzleistungen und Mitarbeitervorteile
• Vergütung nach TVöD entsprechend der persönlichen Voraussetzungen (bis Entgeltgruppe 9a)

Für unseren Kunden, eine moderne öffentliche Verwaltung mit zukunftsorientierter Ausrichtung, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Assistenzkraft (m/w/d) zur Unterstützung der Verwaltungsleitung.