Assistenz der Geschäftsführung (Bürokaufmann/-frau) (m/w/d)

Deine Aufgaben

Kommunikation & Büroorganisation

• Empfang von Kunden, Besuchern und Auftraggebern •
• Telefon, E-Mail, Posteingang und digitale Ablage •
• Abstimmungen mit Bauleitern, Auftraggebern, Lieferanten und Geschäftsführung

Projekt- & Terminorganisation

• Termine koordinieren, priorisieren und nachhalten •
• Besprechungen organisieren •
• Feste und Fortbildungen planen •
• Kalender und Abläufe im Blick behalten

Kaufmännische Assistenz

• Angebote vorbereiten, überarbeiten und nachverfolgen •
• Arbeiten im Programm Baufaktura (Einführung möglich) •
• kleinere Recherchen und Bestellungen

Team & Atmosphäre

• ein freundliches, offenes und verbindliches Bürogefühl schaffen

Wen wir suchen

• herzlich und positiv auftritt •
• klar, freundlich und professionell kommuniziert •
• digital denkt und moderne Tools selbstverständlich nutzt •
• gerne mit Auftraggebern, Kunden und Partnern spricht •
• ruhig, strukturiert und verbindlich arbeitet • eigenständig handelt und Prioritäten setzen kann

Was du mitbringen solltest

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Groß- und Außenhandel, Einzelhandel) oder ein Studium im kaufmännischen / wirtschaftlichen Bereich •
• Berufserfahrung im Büro, Empfang, Assistenz, Praxismanagement oder vergleichbar •
• sichere kaufmännische Grundkenntnisse und Freude an strukturiertem Arbeiten •
• sehr gute Kommunikationsfähigkeit •
• digitale Kompetenz (Office, Apps, Tools) • Organisationsstärke und Priorisierungsfähigkeit • Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Klarheit • Freundlichkeit und natürliche Herzlichkeit

Ergänzende Informationen:

Anforderungen an den Bewerber:

• Grundkenntnisse: Betriebswirtschaftslehre, Buchführung, Buchhaltung, Datenübernahme, Datenaufbereitung, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Einkauf, Beschaffung, Büroorganisation, Büromanagement, Kunden-, Besucherempfang
• Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Auftragsannahme, -bearbeitung, Terminplanung, -überwachung, Postbearbeitung, Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Besprechungsvorbereitung, -organisation, Auskünfte erteilen, Korrespondenz

Was wir bieten

• 25–35 Stunden pro Woche •
• variable Arbeitszeiten nach Absprache •
• 4- oder 5-Tage-Woche (frei wählbar) •
• 30 Tage Urlaub •
• 20–23 € pro Stunde (je nach Qualifikation) •
• heiße und kalte Getränke kostenfrei •
• großer Gemeinschaftsraum zum Essen & Pausieren •
• eigenes Büro •
• keine Überstunden erforderlich •
• kostenfreier eigener Parkplatz direkt vor der Tür •
• familiäres, wertschätzendes Team •
• moderne Prozesse und Digitalisierung

Herz des Büros · digital · organisiert · verbindlich

25-35 Stunden · 4- oder 5-Tage-Woche · variable Arbeitszeiten · 30 Tage Urlaub 20-23 Euro/ Stunde

Uns ist wichtig, dass Sie sich bei uns langfristig wohlfühlen und gerne Teil unseres Teams sind.