Assistenz der Geschäftsführung & Finance (m/w/d)

Aufgaben

Sie führen Ihren Bereich eigenständig. Sie entscheiden im Rahmen abgestimmter Regeln, und Sie bringen eine klare Empfehlung mit, wenn eine formale Freigabe nötig ist. Weil dieser Bereich über Jahre gewachsen ist, gehört das Erarbeiten dieser Regeln zu den ersten Monaten dazu. Das machen wir gemeinsam.

Konkret:

• Ausgangsrechnungen: Sie erstellen unsere Rechnungen inklusive projektbezogener Abrechnung, sorgen dafür, dass sie vollständig, korrekt und pünktlich rausgehen, behalten offene Posten im Blick und steuern das Mahnwesen (aktuell ca. 15 Rechnungen pro Monat).
• Eingangsrechnungen und Fälligkeiten: Sie prüfen eingehende Rechnungen auf Vollständigkeit und Zuständigkeit, holen Freigaben ein (hohe Beträge), halten Fälligkeiten nach und sorgen für saubere Lieferantenunterlagen.
• Zahlungsverkehr: Sie bereiten Zahlungsläufe vor, behalten Fristen und Skonti im Blick und legen dem Management einen klaren Vorschlag zur Freigabe vor. Die finale Freigabe wesentlicher Zahlungen bleibt beim Management.
• Buchhaltung: Sie organisieren Belege, arbeiten unserer Steuerkanzlei zu, klären fehlende Unterlagen und Rückfragen eigenständig und halten DATEV Unternehmen online sauber und aktuell. (Erste Automatisierungen sind bereits implementiert.)
• Planung und Auswertungen: Sie pflegen Rechnungen, Budgets und Projektdaten in unserer internen Planungs-App. Sie stellen eine belastbare Cashflow-Monatsübersicht bereit. Wenn ein Projektleiter fragt, wie viel Budget in einem Kundenprojekt noch offen ist, wissen Sie es oder finden es in Minuten heraus.
• Lohn-Schnittstelle: Die Lohnabrechnung liegt bei unserer Steuerkanzlei. Sie machen sie nicht selbst, sondern liefern sauber zu (Krankmeldungen, Prämien, Fahrtkosten) und prüfen die Ergebnisse.
• Office Management: Sie halten unser Büro in Gilching am Laufen: Post, Telefon, Einkauf, Bestellungen, Dienstleistersteuerung, Gästeempfang.
• Assistenz des Managements: Terminkoordination, Reiseplanung, Dokumentenvorbereitung, Meetingorganisation, Nachhalten von Zusagen. Sie sind vor Ort die Person, die den Laden zusammenhält.
• Vertragsadministration: Sie verwalten Verträge und Unterlagen und koordinieren die Zusammenarbeit mit unseren Anwälten. Verträge erstellen Sie nicht selbst, aber Sie sorgen dafür, dass Fristen, Unterlagen und nächste Schritte nicht verloren gehen.
• HR-Administration (geteilt): Personalunterlagen, Krankmeldungen, Urlaubsanträge und die Organisation des Onboardings teilen Sie sich mit unserer People & Talent Partnerin bzw. unserem People & Talent Partner. Wer welchen Teil übernimmt, klären wir gemeinsam nach Stärken.

Parallel bauen wir eine KI-Automatisierung unserer Backoffice-Prozesse auf und stellen dafür eine eigene Person ein. Routineschritte wie Rechnungsvorbereitung, Belegablage und Terminorganisation werden Schritt für Schritt unterstützt, damit Sie sich um das kümmern können, was Urteilsvermögen braucht. Sie bleiben dabei immer die prüfende und freigebende Instanz und gestalten diese Werkzeuge aktiv mit.

Qualifikation

Wer Sie sind

• Sie verstehen Zahlen, nicht nur Buchungssätze. Sie wissen, was eine Gewinn- und Verlustrechnung aussagt, was hinter einer Kostenstelle steckt und warum die Differenz zwischen Budget und Ist eine Geschichte erzählt.
• Sie arbeiten gerne in einem kleinen Unternehmen, in dem man anpackt, mitdenkt und Verantwortung übernimmt.
• Sie warten nicht auf Anweisungen. Sie sehen, was zu tun ist, entscheiden in Ihrem Rahmen und bringen Themen zu Ende.
• Sie sind ansprechbar und präsent. Kolleginnen und Kollegen kommen gerne zu Ihnen, weil sie wissen, dass etwas passiert.
• Diskretion ist für Sie selbstverständlich. Sie gehen mit Zahlen, Verträgen und Personalthemen professionell und vertraulich um.
• Sie lernen gerne Neues: Tools, Prozesse, bessere Wege

Das bringen Sie mit

Sie müssen nicht jeden Punkt erfüllen. Wenn Sie die ersten drei mitbringen, sprechen Sie mit uns.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Betriebswirtschaftliches Verständnis. Das ist unser wichtigstes Kriterium: Sie können eine GuV lesen und einordnen, verstehen Deckungsbeitrag, Kosten und Cashflow und arbeiten sicher mit Excel.
• Solide Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung: Debitoren, Kreditoren, Mahnwesen, Zahlungsverkehr
• Praxiserfahrung mit DATEV Unternehmen online oder einem vergleichbaren System. Wenn Sie DATEV noch nicht kennen, aber alles andere mitbringen, bewerben Sie sich trotzdem: DATEV ist lernbar, betriebswirtschaftliches Denken nicht.
• Nachweisbare Organisationsstärke im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren Rolle
• Sie arbeiten mit KI-Tools. Sie nutzen ChatGPT, Claude oder Vergleichbares für Ihre Arbeit, wollen darin besser werden und prüfen die Ergebnisse, statt sie ungeprüft zu übernehmen. KI-Agenten bauen müssen Sie nicht.
• Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse. Ein großer Teil unseres Teams sitzt nicht in Deutschland, und die Arbeitssprache im Team ist teilweise Englisch.

Von Vorteil, kein Muss

• Erfahrung in einem Dienstleistungs- oder Beratungsunternehmen, zum Beispiel mit verrechenbaren und nicht verrechenbaren Stunden
• Kenntnisse in der projektbezogenen Abrechnung und in der Ressourcen- oder Einsatzplanung
• Erfahrung in der Personaladministration und im Onboarding
• Erfahrung mit digitalen Buchhaltungs-Workflows und Cloud-Tools
• Grundkenntnisse im deutschen Arbeitsrecht

Diese Stelle ist nichts für Sie, wenn ...

• ... Sie erwarten, dass Aufgaben zu Ihnen kommen, statt sie sich zu holen.
• ... Sie neue Tools und Veränderungen als Zumutung empfinden.
• ... Ihnen ein Großkonzern mit klaren Zuständigkeitsgrenzen lieber ist als ein kleines Team mit breitem Aufgabenfeld.

Wir bieten

• Standort: Gilching bei München, vor Ort
• Umfang: Vollzeit, 40 Stunden/Woche
• Vertrag: unbefristet
• Start: ab sofort oder nach Vereinbarung
• Präsenz vor Ort: mindestens vier Tage pro Woche in unserem Büro in Gilching. Ein mobiler Arbeitstag pro Woche ist möglich. Diese Stelle ist nicht für Remote-Arbeit ausgelegt.

Benefits

Was Sie bekommen

• Eine unbefristete Vollzeitstelle mit klarer Verantwortung
• 30 Urlaubstage
• Marktgerechte Vergütung WellPass**:** Zugang zu Sport-, Fitness- und Wellnessangeboten oder vergleichbare Angebote
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Management. Ihre Ideen landen nicht in einer Ticket-Queue, sondern beim Entscheider.
• Echten Gestaltungsspielraum: Die Prozesse in diesem Bereich sind über Jahre gewachsen und gehören aufgeräumt. Sie bekommen dafür Zeit und Rückendeckung.
• Ein modernes Arbeitsumfeld, in dem KI-Tools Routinearbeit abnehmen statt sie zu vermehren, inklusive Budget für die Tools, die Sie dafür brauchen
• Ein eingespieltes, internationales Team mit gemeinsamen Team-Events, Sommerfest und Weihnachtsfeier

Worauf es in den ersten Monaten ankommt

• Nach 3 Monaten: Rechnungsstellung, Eingangsrechnungen, Zahlungslaufvorbereitung, offene Posten und die Zuarbeit zur Steuerkanzlei laufen zuverlässig ohne Nachfragen aus dem Management. Sie kennen unsere Kunden, unsere Projekte und unsere Planung. Das Büro läuft.
• Nach 6 Monaten: Das Management fragt nicht mehr nach Zahlen, sondern bekommt sie: Cash-Überblick, belastbare Monatsübersicht, aktueller Stand zu Abrechnung und Projektbudgets.