Assistenz der Geschäftsführung in Teilzeit (m/w/d)

Du übernimmst einen großen Teil unserer vorbereitenden Buchhaltung und bist die zentrale Schnittstelle zu unserem Steuerberater. Dazu gehören unter anderem:

• Arbeiten mit DATEV und DATEV Unternehmen online
• Belege sammeln, prüfen, zuordnen und hochladen und das ganze automatisieren
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen organisieren
• Debitoren- und Kreditorenthemen
• unsere Buchhaltung so vorbereiten, dass beim Steuerberater möglichst wenig manuelle Arbeit anfällt

Office Management

Du bist gleichzeitig der organisatorische Mittelpunkt unseres Kieler Büros. Zum Beispiel:

• allgemeine Büroorganisation
• Kommunikation mit externen Dienstleistern
• Verträge, Dokumente und Ablagen organisieren
• Versicherungen und administrative Themen begleiten
• Reisen, Meetings und Termine organisatorisch vorbereiten
• kleinere interne Veranstaltungen und Teamevents mitorganisieren
• und manchmal schlicht Dinge lösen, bei denen noch niemand vorher festgelegt hat, wer dafür verantwortlich ist

Prozesse, Automatisierung & AI

Gemeinsam wollen wir unsere internen Prozesse immer weiter automatisieren und vereinfachen. Das können einfache Vorlagen sein, bessere Prozesse oder Automatisierungen mit Tools, AI und Schnittstellen. Zum Beispiel:

• keine Angst vor neuen Tools haben
• sehr digital arbeiten
• ChatGPT, Claude, Agenten und AI als Arbeitswerkzeug verstehen
• Prozesse hinterfragen
• wiederkehrende Arbeit erkennen

Qualifikation

Uns ist nicht wichtig, wie deine bisherige Stelle genau hieß. Du könntest zum Beispiel aus Buchhaltung, Steuerberatung, kaufmännischer Verwaltung oder Office Management kommen. Wichtig sind uns:

• kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung
• praktische DATEV-Erfahrung
• sehr sicherer Umgang mit digitalen Tools
• strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• pragmatische, schnelle Arbeitsweise
• die Fähigkeit, Aufgaben selbst zu erkennen und zu Ende zu bringen
• Erfahrung mit Make, Zapier, n8n, ChatGPT oder anderen Automatisierungstools ist ein Plus, aber kein Muss.
• Viel wichtiger ist uns, dass du Lust hast, dich darin einzuarbeiten und deine eigenen Prozesse immer weiter zu verbessern.

Benefits

• 30 Urlaubstage zum Start – anschließend jedes Jahr einen zusätzlichen Urlaubstag bis maximal 34 Tage
• An deinem Geburtstag einen halben Tag frei
• 25 € Edenred-Guthaben jeden Monat steuerfrei
• Mindestens 1.000 € Weiterbildungsbudget pro Jahr, vertraglich zugesichert
• Moderne Apple-Ausstattung mit MacBook, iPhone und allem, was du für deinen Arbeitsplatz brauchst
• Corporate Benefits & Benefits-me mit zahlreichen Mitarbeiterrabatten
• Mindestens zwei Teamevents pro Jahr sowie gemeinsame Workations
• Viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, deine eigenen Prozesse und deinen Arbeitsbereich selbst zu gestalten
• Kurze Kommunikationswege über Slack statt unnötiger E-Mail-Ketten und Konzernbürokratie
• Ein Umfeld, in dem Weiterbildung, neue Technologien, AI und das Ausprobieren neuer Lösungen ausdrücklich erwünscht sind
• Ein kleines Team mit direkter Kommunikation und

Buchhaltung & Finance