Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

• Unterstützung der Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen
• Erstellung und Versand von Arbeits- und Ausbildungsverträgen
• Übernahme der zentralen Telefonzentrale und der allgemeinen Informations-E-Mail-Adresse
• Kunden-, Gäste- und Bewerberempfang
• Umsetzung und Koordination abteilungsübergreifender Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte
• Nachunternehmermanagement einschließlich des gesamten Beschaffungsprozesses
• Erstellung, Pflege und Aktualisierung von Werkverträgen sowie Abrufbestellungen
• Projektleitung bei der Einführung und Weiterentwicklung eines neuen ERP-Systems
• Unterstützung kaufmännischer Projektabläufe bei Großprojekten
• Sicherstellung effizienter Verwaltungs- und Prozessstrukturen
• Planung, Organisation und Dokumentation aller relevanten Schulungen
• Erstellung und Pflege einer Schulungsmatrix
• Betreuung und Koordination der kaufmännischen und technischen Ausbildung
• Pflege und Aktualisierung von Stellenanzeigen sowie Veröffentlichung auf verschiedenen Plattformen
• Übernahme der Funktion als interne/r Datenschutzbeauftragte/r
• Verwaltung und Nachverfolgung von Rechtsstreitigkeiten
• Unterstützung der Finanzbuchhaltung
• Durchführung von Controlling-Aufgaben
• Strukturierte Mahnungsverfolgung
• Laufende Überwachung und Auswertung von Kostenträgern
• Mitwirkung bei kaufmännischen Auswertungen und Berichten
• Pflege und Aktualisierung der Unternehmenswebsite
• Erstellung, Betreuung und Weiterentwicklung der Social-Media-Kanäle
• Recherche, Sichtung und Verteilung relevanter Ausschreibungen
• Organisation von Firmenveranstaltungen, Weihnachtsfeiern, Sommerfesten und weiteren Events
• Erstellung kleinerer Angebote und Rechnungen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung oder vergleichbare Qualifikation mit abgeschlossenem Studium
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Verwaltungs- oder kaufmännischen Position
• Ausgeprägte Organisations-, Durchsetzungsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative sowie Verantwortungsbewusstsein
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Anwendungen
• Erfahrung im Projektmanagement
• Kenntnisse in Datenschutz, Personalverwaltung oder Buchhaltung
• Freundliches und professionelles Auftreten

Wir bieten:

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
• Vielseitige und abwechslungsreiche Aufgaben
• Hohe Eigenverantwortung und Gestaltungsmöglichkeiten
• Kurze Entscheidungswege
• Intensive Einarbeitung, regelmäßige Schulungen, sowie Unterstützung und Förderung bei Ihrer individuellen Entwicklung
• zahlreiche Mitarbeitervorteile wie corporate benefits etc.
• betriebliche Altersvorsorge
• sehr gute Verkehrsanbindung
• 30 Tage Urlaub
• flexible Arbeitszeiten
• firmeneigene Parkplätze
• Ein spannendes Aufgabengebiet in einem motivierten Team
• Ein ansprechendes Arbeitsumfeld mit vielseitigen Entwicklungsmöglichkeiten
• Leistungsgerechte Bezahlung
• diverse Firmenevents