Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Assistenz & Organisation

• Unterstützung der Geschäftsführung und interner Support
• Organisation von Terminen mit Kunden, Bewerbenden u. a. (vor Ort, auswärts oder online), inklusive Kalenderpflege, Klärung von Überschneidungen und Prüfung der Teilnahmenotwendigkeit
• Ablage und Pflege von Unterlagen in Papierform und digital (Rechnungen, Personalunterlagen, Verträge usw.) sowie des Dateiordners „Business Development“ Buchhaltung & Finanzen
• Vorbereitende Buchhaltung für die Firmenkonten inklusive Prüfung von Buchungen
• Bearbeitung und Zahlung der Eingangsrechnungen
• Regelmäßige Prüfung der Kontenbewegungen virtueller Kreditkarten und ggf. Anforderung fehlender Belege
• Ansprechperson für das Steuerbüro bei Fragen zu Buchhaltung, Lohn und Personal Marketing & Kommunikation
• Vorbereitung und Versand regelmäßiger LinkedIn-Posts nach selbst erstelltem Redaktionsplan
• Inhaltliche Bearbeitung einzelner Bereiche der neuen Firmenwebsite (aktuell im Aufbau) Projektadministration
• Monatliche Rechnungsstellung an Kunden für die einzelnen Projekte
• Erfassung und Prüfung der Projekteinsätze interner und externer Mitarbeitender, ggf. inklusive Erstattung
• Erstellung und Erstattung von Reisekosten
• Pflege der Budgetübersicht der einzelnen Projekte Personal
• Unterstützung im Recruiting: Kontakt und Terminabstimmung mit Bewerbenden, Organisation von Erstgesprächen, Erstellung von Angeboten und Verträgen
• Vorbereitung und Unterstützung im Onboarding und Offboarding
• Erfassung, Genehmigung und Pflege der An- und Abwesenheiten im Abwesenheitstool sowie monatliche Übersicht der Krankheitstage für das Steuerbüro Events & Teamorganisation
• Eigenständige Organisation der jährlichen Events (Sommerfest, Weihnachtsfeier, Offsite) von der Planung bis zur Durchführung
• Organisation regelmäßiger Teamtermine (Themennachmittag, Team-Jour-fixe): Terminierung, Raumbuchung, Agenda, Pflege der Terminserie sowie Vorbereitung und Vortrag allgemeiner Themen
• Organisation von Geschenken des Teams zu besonderen Anlässen (z. B. Austritt, Geburt, Hochzeit)

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Assistenz, im Office-Management oder in einer vergleichbaren Position
• Grundkenntnisse in der vorbereitenden Buchhaltung
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook) sowie Offenheit für neue Tools (z. B. Absentify)
• Organisationstalent sowie strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Daten
• Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Kunden, Bewerbenden und Kolleginnen und Kollegen
• Sehr gute Deutschkenntnisse

Wir bieten

• Hybrides Arbeiten
• Flexible Arbeitszeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• Schulungsbudget
• Firmenhandy mit privater Nutzung
• Freie Wahl des Firmenlaptops (Windows / Mac)
• Moderne Büroräume im Tech Quartier Frankfurt
• Regelmäßige Team-Events
• Freie Getränke