Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Deine Aufgaben

Kommunikation & Büroorganisation

• Empfang von Kunden, Besuchern und Auftraggebern •
• Telefon, E-Mail, Posteingang und digitale Ablage •
• Abstimmungen mit Bauleitern, Auftraggebern, Lieferanten und Geschäftsführung

Projekt- & Terminorganisation

• Termine koordinieren, priorisieren und nachhalten •
• Besprechungen organisieren •
• Feste und Fortbildungen planen •
• Kalender und Abläufe im Blick behalten

Kaufmännische Assistenz

• Angebote vorbereiten, überarbeiten und nachverfolgen •
• Arbeiten im Programm Baufaktura (Einführung möglich) •
• kleinere Recherchen und Bestellungen

FuhrparkmanagementPflege und Verwaltung unserer Fahrzeug- und Maschinendaten

• Organisation von TÜV-, UVV- und Wartungsterminen
• Dokumentation von Reparaturen und Serviceintervallen
• Unterstützung bei Fahrzeugan- und -abmeldungen
• Verwaltung von Tankkarten, Führerscheinkontrollen und Fahrzeugunterlagen

Kaufmännische OrganisationTelefon, E-Mail und Schriftverkehr

• Digitale Dokumentenverwaltung
• Bestellungen und allgemeine Büroorganisation
• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft

Team & Atmosphäre

• ein freundliches, offenes und verbindliches Bürogefühl schaffen

• herzlich und positiv auftritt •
• klar, freundlich und professionell kommuniziert •
• digital denkt und moderne Tools selbstverständlich nutzt •
• gerne mit Auftraggebern, Kunden und Partnern spricht •
• ruhig, strukturiert und verbindlich arbeitet • eigenständig handelt und Prioritäten setzen kann

Was du mitbringen solltest•

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Groß- und Außenhandel, Einzelhandel) oder ein Studium im kaufmännischen / wirtschaftlichen Bereich •
• Berufserfahrung im Büro, Empfang, Assistenz, Praxismanagement oder vergleichbar •
• sichere kaufmännische Grundkenntnisse und Freude an strukturiertem Arbeiten •
• sehr gute Kommunikationsfähigkeit •
• digitale Kompetenz (Office, Apps, Tools) •
• Organisationsstärke und Priorisierungsfähigkeit •
• Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Klarheit •
• Freundlichkeit und natürliche Herzlichkeit

Wir bieten

• 35-37 Stunden pro Woche•
• variable Arbeitszeiten nach Absprache •
• 4- oder 5-Tage-Woche (frei wählbar) •
• 30 Tage Urlaub •
• 20–23 € pro Stunde (je nach Qualifikation) •
• heiße und kalte Getränke kostenfrei sowie Mittag (preymymeal) •
• großer Gemeinschaftsraum zum Essen & Pausieren •
• eigenes Büro • keine Überstunden erforderlich • kostenfreier eigener Parkplatz direkt vor der Tür • familiäres, wertschätzendes Team • moderne Prozesse und Digitalisierung

Uns ist wichtig, dass Sie sich bei uns langfristig wohlfühlen und gerne Teil unseres Teams sind.

Wen wir suchen