Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) (Bürokaufmann/-frau)
Die Detlev Löll Ingenieurbüro GmbH ist ein schiffbauliches Planungs-, Entwurfs- und Konstruktionsbüro mit Spezialisierung auf Großsegler, klassische Yachten und historische Schiffe. International werden einzigartige Projekte koordiniert und umgesetzt. Wir entwerfen und konstruieren Segelschiffe oder deren Takelage, planen Werftaufenthalte, führen Bauaufsicht und agieren als Eignervertreter, Gutachter und technische Betreuer von Schiffen.
Als Assistenz der Geschäftsführung unterstützen Sie den Geschäftsführer direkt im Tagesgeschäft und übernehmen dabei zunehmend eigenständig Verantwortung für organisatorische und kaufmännische Abläufe. Die Rolle ist bewusst so angelegt, dass sie mit wachsender Erfahrung an Umfang und Entscheidungsspielraum gewinnt.
Ihre Aufgaben:
- selbstständige Organisation des Tagesgeschäfts (Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings)
- Vorbereitung von Angeboten Rechnungen und Verträgen nach klaren Vorgaben, Erstellung von Entscheidungsvorlagen und vorbereitende Buchhaltung, mit wachsendem Verantwortungsspielraum
- Kommunikation mit Kunden, Partnern und Behörden im Namen der Geschäftsführung
- Koordination und Optimierung interner Abläufe und Prozesse
- Ressourcenverwaltung (IT, Lizenzen, Fahrzeuge, Arbeitsplatzausstattung…)
- Perspektivisch eigenständige Übernahme abgegrenzter Teilbereiche (z.B.Personaladministration, Büroorganisation)
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben und persönliche Assistenz des Geschäftsführers (Terminkoordinierung, Planung von Geschäftsreisen, gelegentliche Botengänge)
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in einer Assistenz-, Office-Management- oder Organisationsrolle, idealerweise in einem technischen/ingenieurnahen Umfeld
- Hohes Maß an Eigeninitiative – Sie erkennen Aufgaben, bevor sie angesprochen werden müssen und bringen eigene Lösungsvorschläge ein
- Belastbarkeit und Organisationsstärke auch bei wechselnden Prioritäten und mehreren parallelen Themen
- Große Flexibilität für wechselnde Aufgaben und Projekte
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Diskretion und ein sicheres Auftreten gegenüber Kunden und Behörden
Was wir bieten:
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung mit echtem Gestaltungsspielraum
- Klare Einarbeitung mit definierten Verantwortungsstufen
- Flexibel gestaltbares Arbeitszeitmodell
- Abwechslungsreiche Aufgaben
- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- Kollegiale und wertschätzende Arbeitsatmosphäre
Zur Verstärkung unseres Teams in Kiel suchen wir ab sofort eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)