Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Verwaltung

• Operative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft (u. a. Koordination und Bearbeitung von Anfragen, Termin- und Reiseplanung)
• Organisation und Durchführung der Verbandsverwaltung (u. a. interne Kommunikation, Terminkoordination, Adress- und Verteilerpflege)
• ggf. operative Unterstützung des/der SPIO-Präsidenten/in (u. a. Terminkoordination und Reiseplanung)

Recherche & Kommunikation

• Inhaltliche Unterstützung der Geschäftsführung (thematische Recherche und Vorbereitung von Terminen, ggf. Erstellung und Bearbeitung von Vorlagen, Leitfäden, Präsentationen und Social-Media-Inhalten)
• Koordination und Unterstützung bei der Beantwortung von Anfragen von Presse, Mitgliedern, Unternehmen und Öffentlichkeit
• Abstimmung und Zusammenarbeit mit Präsiden, Mitgliedsverbänden, filmwirtschaftlichen Unternehmen und Kooperationspartner:innen

Veranstaltungsmanagement

• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Tagungen des Präsidiums, der Mitglieder und der Fachausschüsse (u. a. Terminabsprache, Einladungsmanagement, fristgerechte Erstellung und Versendung von Unterlagen, Protokollen und ggf. Vorbereitung von Wahlen)
• Unterstützung bei der Organisation, Koordination und Durchführung von Großevents (u. a. Deutscher Filmball)

• Abgeschlossene Berufsausbildung und/oder Studium.
• Einschlägige Berufserfahrung von Vorteil.
• Organisationsstärke, schnelle Auffassungsgabe, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und hohe Kommunikationskompetenz.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch.
• Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen (MS Teams, Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
• Erfahrungen in der Verbandsarbeit, der internen und externen Kommunikation oder dem Veranstaltungsmanagement von Vorteil.
• Kenntnisse im Umgang mit Mailing-, Präsentations- bzw. Grafik-Tools.
• Belastbare Englischkenntnisse.

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle Position in einem engagierten Team mit flachen Hierarchien.
• Gestaltungsspielraum in einem dynamischen Umfeld in enger Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Mitgliedsverbänden und Unternehmen.
• Angenehme Arbeitsumgebung im Deutschen Filmhaus in zentraler Lage in Wiesbaden mit sehr guter Verkehrsanbindung.
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit für mobiles Arbeiten.
• Einblick in die deutsche Filmwirtschaft und den Jugendmedienschutz.