Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) - Schwerpunkt Sekretariat und Büroorganisation

• Organisation und Koordination des Sekretariats der Geschäftsführerin
• Führung des Terminkalenders der Geschäftsführerin
• zuverlässige Terminplanung und -koordination
• Führung des Wiedervorlagesystems sowie Überwachung und Nachverfolgung von Fristen und Rückmeldeterminen
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs des Unternehmens
• Entgegennahme und Weiterleitung von Anfragen und Informationen
• Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Schriftstücken, Übersichten und Präsentationen
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen und Geschäftsterminen
• Organisation und Betreuung von Gästen sowie Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern
• Sicherstellung der Bewirtung bei Besprechungen und Veranstaltungen
• Organisation des Bürobedarfs für das Büro der Geschäftsführerin
• Bearbeitung Eingangsrechnungen der Geschäftsführung
• Organisation von Dienstreisen
• Pflege von Ablage- und Dokumentationssystemen sowie von Adress- und Kontaktdaten
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Organisation von Sitzungen des Aufsichtsrates und der Gesellschafterversammlung
• Weiterleitung von Informationen und Unterlagen an die zuständigen Stellen
• Sicherstellung eines gepflegten, gut organisierten und einladenden Umfeldes im Büro der Geschäftsführung
• Übernahme weiterer organisatorischer und administrativer Aufgaben im unmittelbaren Umfeld der Geschäftsführung

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Bürokaufmann/Bürokauffrau oder eine vergleichbare Ausbildung
• mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, in der Büroorganisation oder in einer vergleichbaren Tätigkeit
• sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Freude daran, unterschiedliche Aufgaben zuverlässig zu koordinieren
• eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein sicherer Umgang mit moderner Bürokommunikation
• gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen
• ein freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten
• hohe Loyalität gegenüber der Geschäftsführung
• Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• ausgeprägte Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Menschen
• Flexibilität und die Bereitschaft, bei Bedarf auch kurzfristig organisatorische Aufgaben zu übernehmen
• ein gutes Gespür für die Anforderungen des Büroalltags und die Bereitschaft, Aufgaben pragmatisch und eigenständig anzugehen

Wir bieten

• Einen sicheren Arbeitsplatz mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag
• Ein leistungsgerechtes und attraktives Gehalt
• 30 Tage Urlaub pro Jahr sowie zusätzliche Freistellungen bei besonderen privaten Anlässen
• Zuwendungen für langjährige Betriebszugehörigkeit und zu persönlichen Ereignissen
• Einen Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen
• Zoo-Jahreskarten für Sie, Ihre Partnerin bzw. Ihren Partner und Ihre im Haushalt lebenden Kinder
• Ermäßigungen in der Zoo-Gastronomie und den Zoo-Shops
• Bike-Leasing und eine sehr gute Erreichbarkeit mit dem Fahrrad über gut ausgebaute Radwege
• Einen kostenfreien Parkplatz direkt vor Ort
• Einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einem einzigartigen zoologischen und naturschutzfachlichen Umfeld