Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Worum Sie sich kümmern

Sie organisieren Termine und Regeltermine, behalten Fristen, Wiedervorlagen und offene Aufgaben im Blick und sorgen dafür, dass Informationen bei den richtigen Personen ankommen. Sie unterstützen hauptsächlich einen unserer Geschäftsführer sowie bei Bedarf weitere Kollegen und Projektteams im Tagesgeschäft. Sie bearbeiten die Korrespondenz, führen die Dokumentenablage und erledigen weitere Aufgaben der klassischen Büroorganisation. Zu Ihrem Aufgabenbereich gehören außerdem die vorbereitende Buchhaltung und die Projektabrechnung. Sie nehmen Aufgaben aus unterschiedlichen Richtungen auf, ordnen und priorisieren sie selbstständig und halten Rückmeldungen verlässlich nach. Sie arbeiten mit Microsoft 365, nutzen digitale Werkzeuge und KI sinnvoll im Arbeitsalltag und treiben mit voran, wie sich wiederkehrende Aufgaben und Abläufe einfacher gestalten lassen. Nach Ihrer Einarbeitung können Sie sich in die kaufmännische Abwicklung und das Vertragsmanagement weiterentwickeln. Dazu gehören beispielsweise das Anlegen von Ingenieurverträgen und die Unterstützung bei Nachträgen. Mit der wachsenden Verantwortung soll sich auch Ihre Vergütung weiterentwickeln. Was Sie bei uns erwartet Ihre Einarbeitung übernehmen erfahrene Kollegen aus der Assistenz sowie die jeweiligen fachlichen Ansprechpartner. Einzelne Teile der Einarbeitung können auch gemeinsam mit Kollegen anderer Standorte stattfinden. Sie treffen auf eine menschliche und wertschätzende Geschäftsführung, die Mitarbeiter langfristig halten und weiterentwickeln möchte. Fehler dürfen angesprochen werden.

Technisches Wissen oder Erfahrung im Bauwesen benötigen Sie nicht unbedingt. Wichtig ist, dass Sie Büroorganisation beherrschen und Verantwortung übernehmen möchten.

Wir bieten

• Sie erhalten individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Zu den Zusatzleistungen gehören Firmenfitness über Hansefit und EGYM Wellpass sowie JobRad.
• Regelmäßige Mitarbeiterevents und eine gemeinsame Teamexkursion alle zwei Jahre gehören ebenfalls dazu.
• Sie erwartet eine kollegiale Zusammenarbeit mit kurzen Entscheidungswegen, flachen Hierarchien und einem Austausch auf Augenhöhe.
• Wir bieten eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.

Sie organisieren heute schon mehr als Termine und Unterlagen? Sie sehen, wenn Abläufe unnötig kompliziert sind, behalten auch bei vielen Anliegen den Überblick und warten nicht darauf, dass Ihnen jeder nächste Schritt vorgegeben wird? Dann finden Sie bei EHS eine Assistenzrolle, in der Sie mehr tun, als Aufgaben entgegenzunehmen und abzuarbeiten. Sie halten Termine, Aufgaben und Informationen verlässlich zusammen und sorgen für Entlastung und Struktur im Tagesgeschäft.