Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) in Immobilienverwaltung (Dienststellenleiter/in)

Aufgaben

• Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Eigenverantwortliche Koordination von Terminen, Prioritäten, Wiedervorlagen und internen Abstimmungen
• Selbstständige Korrespondenz sowie Schnittstellenfunktion zu Fachbereichen, Eigentümern, Dienstleistern und externen Ansprechpartnern
• Mitwirkung bei laufenden immobilienwirtschaftlichen Projekten und bereichsübergreifenden Aufgaben
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen, Reports und Entscheidungsvorlagen
• Koordination und Vorbereitung gesellschaftsrechtlicher Vorgänge, insbesondere Handelsregisterthemen und Unternehmensunterlagen
• Verantwortung für ein strukturiertes Office Management, Dokumentenmanagement sowie effiziente Abläufe im Verwaltungsalltag
• Organisation des Empfangsbereichs einschließlich Einsatzplanung; Übernahme von Empfangsaufgaben in Randzeiten/als Vertretung bei geringem Besucheraufkommen und Sicherstellung eines professionellen Erstkontakts

Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche im Zeitraum von 9:00 bis 18:00 Uhr.

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische, juristische oder verwaltungsnahe Ausbildung, ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation, z. B. als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Büromanagement, Immobilienkaufmann/-frau oder im rechts-, wirtschafts- oder immobiliennahen Bereich
• Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion
• Sehr gutes Organisationsvermögen sowie eine strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
• Professionelles Auftreten, Kommunikationsstärke und sehr sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer und routinierter Umgang mit Microsoft Office 365
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Wir suchen Kandidaten (m/w/d) aus den Bereichen: Assistenz der Geschäftsführung, Geschäftsführungsassistenz, Executive Assistant, Management Assistenz, Office Manager, Office Management, Büromanagement, Teamassistenz, kaufmännische Assistenz, Sekretariat, Direktionsassistenz, Projektassistenz, Backoffice, Sachbearbeitung, ReNo, ReFa, Legal Assistant, juristische Assistenz

Benefits

• Unbefristete Festanstellung mit Entwicklungspotenzial
• Anspruchsvolle Aufgabe mit hoher Eigenverantwortung im Immobilienbereich
• Ein professionelles und kollegiales Team, das Sie herzlich aufnimmt
• 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) zusätzlich frei an Weihnachten und Silvester
• Deutschlandticket nach Vereinbarung
• Kostenlose Getränke und frisches Obst am Arbeitsplatz