Assistenz der Technisch-Wissenschaftlichen Direktoren/Direktorinnen in Teilzeit (50 %/19,5 Stunde) (Sekretär/in)

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Technisch-Wissenschaftlichen Direktoren/Direktorinnen sowie des Teams in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten
• Proaktives Nachhalten von Fristen, Maßnahmen und abteilungsinternen Arbeitsabläufen
• Selbstständige Koordination von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen einschließlich der Durchführung von Reisekostenabrechnungen
• Redaktion, Formatierung und Prüfung von deutsch- und englischsprachigen Schriftsätzen und Publikationen
• Erstellung von fortlaufenden und periodischen Controlling-Auswertungen (z. B. bei der Zeiterfassung)
• Führung des Schriftverkehrs sowie der Ablage, Archivierung der Abteilungsdokumentation und Pflege unterschiedlicher Datenbanken
• Organisatorische Abwicklung von Forschungsaufenthalten nationaler und internationaler Gäste
• Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen
• Eigenverantwortliche Übernahme allgemeiner Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben im Rahmen der Assistenzfunktion

Das bringen Sie mit:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder eine abgeschlossene schulische Sekretariatsausbildung (z. B. Fremdsprachensekretär/in) bzw. eine vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1) sowie gute bis sehr gute Englischkenntnisse (mindestens B2)

Das rundet Ihr Profil ab:

• Vollständiger, lückenloser Lebenslauf
• Erste oder mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich (idealerweise im wissenschaftlichen, universitären oder internationalen Umfeld)
• Gute schulische Leistungen (insbesondere in den Fächern Deutsch und Mathematik)
• Erfahrung in der weltweiten Reiseorganisation, Terminkoordination und Reisekostenabrechnung
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Erfahrung in der redaktionellen Bearbeitung, Rechtschreibprüfung und Formatierung deutsch- und englischsprachiger Schriftsätze (z. B. Publikationen, Fachbeiträge, Berichte)
• Erfahrung in der Betreuung internationaler Gäste und der Abwicklung formeller Prozesse (z. B. Visa)

Unser Angebot

• Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen sowie multidisziplinären Teams
• Flexible Arbeitszeitmodelle (Work-Life-Balance)
• Vergütung in Anlehnung an den öffentlichen Dienst inkl. üblicher Sozialleistungen und die Möglichkeit zur betrieblichen Altersvorsorge sowie Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen
• Ein vielfältiges Weiterbildungsprogramm
• Ein breites Sportangebot und gemeinsame Freizeitveranstaltungen
• Gesundheitstage und ein betriebliches Eingliederungsmanagement
• Unterstützung bei Pflegeleistungen im familiären Umfeld
• Jobticket

Sie suchen eine neue Herausforderung, arbeiten strukturiert und möchten die Schnittstelle zu unseren wissen-schaftlichen Führungskräften aktiv mitgestalten? Dann suchen wir Sie (w/m/d) als Assistenz der Technisch-Wissenschaftlichen Direktoren/Direktorinnen in Teilzeit (50 % / 19,5 Stunden)

Die Stelle ist zunächst befristet und in Teilzeit (50 %) zu besetzen.