Assistenz (m/w/d) für das Büro des Direktoriums - E8, Vollzeit, unbefristet - (Bürokaufmann/-frau)

Ihre Aufgaben:

Sie unterstützen und begleiten Abläufe in der Organisation des Direktoriumsbüros und fungieren als Ansprechperson für in- und externe Anfragen. Zu Ihren Aufgaben dieser vertrauensvollen Position gehören u. a.:

• Erstellung deutsch- und englischsprachiger Korrespondenz einschließlich erforderlicher Recherchen
• Koordination, Planung und Überwachung von Terminen
• telefonische Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen inklusive Zusammenstellung und Aufbereitung relevanter Unterlagen in enger Abstimmung mit den jeweiligen Personen
• Organisation, Betreuung und Nachbereitung von Veranstaltungen für die Mitglieder des Direktoriums
• Empfang und Betreuung von Besucher:innen einschließlich Reiseorganisation
• Durchführung allgemeiner Verwaltungsaufgaben, insbesondere Stammdatenpflege, Büromaterialbeschaffung sowie Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen

Ihr Profil:

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• einschlägige Berufserfahrung als Assistenz, idealerweise im Leitungsbereich
• sicherer Umgang mit gängiger Bürokommunikationssoftware und Videokonferenzsystemen
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• serviceorientiertes, offenes und sicheres Auftreten sowie gute Umgangsformen, Diskretion
• hohes Maß an Selbstständigkeit, persönlichem Engagement, Belastbarkeit sowie eine schnelle Auffassungsgabe, Teamfähigkeit
• Organisationsgeschick sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise

Von Vorteil sind außerdem:

• hohes Maß an Kontakt- und Kommunikationsfähigkeit, sorgfältiger Arbeitsstil
• berufliche Erfahrung im Umgang mit Aufgabenmanagementtools
• Englischkenntnisse mit Nachweis B2

Ergänzende Informationen:

Anforderungen an den Bewerber:

• Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten,
• Postbearbeitung,
• E-Mail-Kommunikation,
• Korrespondenz

An einem Arbeitsplatz, direkt an der Kieler Förde mit vielen Freizeit- und Erholungsmöglichkeiten bieten wir Ihnen:

• gute Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Wir bieten u. a. die Möglichkeit des mobilen Arbeitens und der individuellen Arbeitszeitgestaltung in Absprache mit der Vorgesetzten, Ferienkurse für die Kinder unserer Mitarbeitenden sowie eine gute Unterstützung bei der Suche nach einem Krippenplatz am Standort Kiel
• Unterstützungsangebote für berufliche und persönliche Lebenssituationen
• Tätigkeit im Umfeld der Meeres- und Klimaforschung, einem zukunftsweisenden Bereich mit gesellschaftlicher Bedeutung
• 30 Urlaubstage und zusätzlich arbeitsfrei an Weihnachten und Silvester
• betriebliche Altersvorsorge und vermögenwirksame Leistungen

Wir bieten Ihnen

eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld. Die Position ist unbefristet zu besetzen. Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe E8 (TVöD-Bund).

Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit entspricht einer Vollzeitbeschäftigung. Teilzeitbeschäftigung ist im Rahmen geeigneter Arbeitszeitmodelle grundsätzlich möglich. Um eine durchgängige Erreichbarkeit und eine verlässliche Auskunftsfähigkeit für die zu bearbeitenden Themen zu gewährleisten, ist dabei insgesamt eine ganztägige Besetzung der Position notwendig. Das GEOMAR hat sich die Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßt. Das GEOMAR setzt sich für die Beschäftigung schwerbehinderter Menschen ein. Daher werden schwerbehinderte Bewerber:innen bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Das GEOMAR bekennt sich zu einer objektiven und diskriminierungsfreien Auswahl. Unsere Ausschreibungen richten sich daher an alle Menschen. Wir verzichten ausdrücklich auf die Vorlage von Bewerbungsfotos.