Assistenz & Office Management (m/w/d)

Sie managen die Termine und die Korrespondenz unserer Präsidiumsmitglieder.

• Sie organisieren Gremiensitzungen, bereiten Termine inhaltlich vor und nach und koordinieren den Empfang von Gästen.
• Reiseplanung, Buchungen und die (idealerweise digitale) Abrechnung erledigen Sie vorausschauend und fehlerfrei.
• Sie behalten auch an turbulenten Tagen einen kühlen Kopf.

Organisation der Geschäftsstelle des Schiedsgerichts

• Sie führen die Akten und die Korrespondenz unseres Schiedsgerichts eigenverantwortlich und diskret.
• Sie koordinieren schiedsgerichtliche Verhandlungen, führen Protokoll und verwalten die zugehörigen Unterlagen sorgfältig und vertraulich.

Mitgestaltung moderner Arbeitsprozesse

• Sie bringen Ihre Ideen zur Weiterentwicklung digitaler und effizienter Büroabläufe aktiv ein.
• Sie unterstützen den Ausbau moderner, papierarmer Arbeitsweisen und smarter Workflows sowie digitaler Zusammenarbeit.

Fundament: Eine abgeschlossene Ausbildung im Büro- oder Projektmanagement, idealerweise mit rechtlichem Hintergrund (z. B. Rechtsanwaltsfachangestellte/r) oder entsprechende Berufserfahrung im gehobenen Assistenzbereich.

• Digitale Affinität: Sie beherrschen moderne Software (MS 365, digitale Kollaborations-Tools) sicher und haben idealerweise bereits Erfahrung mit digitalen Dokumenten- oder Aktenprozessen.
• Persönlichkeit: Stressigen Situationen begegnen Sie mit Empathie und einer gesunden Portion Resilienz. Verlässlichkeit und ein souveräner Umgang mit unterschiedlichen Interessenlagen auch in dynamischen Situationen sind für Sie selbstverständlich.
• Arbeitsweise: Sie kommunizieren stilsicher, arbeiten absolut diskret, strukturiert und behalten das große Ganze im Blick.
• Flexibilität: Für gelegentliche Gremientermine am späten Nachmittag oder frühen Abend, sehr selten an Wochenenden bringen Sie die notwendige zeitliche Flexibilität mit.

Das bieten wir Ihnen:

• Sinnstiftende Arbeit: Ein Arbeitsplatz in einer anerkannten Hilfsorganisation und einem Spitzenverband der Wohlfahrtspflege, der gesellschaftlichen Mehrwert schafft.
• Gestaltungsspielraum: Ein vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit engem Kontakt zu Entscheidungsträgern sowie Gestaltungsspielraum bei der Weiterentwicklung moderner Arbeitsprozesse.
• **Sicherheit & Struktur:**Eine Vergütung nach TVÖD VKA inkl. attraktiver arbeitgeberfinanzierter Altersvorsorge und 30 Tagen Urlaub.
• Teamgeist: Ein eingespieltes, kollegiales Sekretariatsteam, das Sie umfassend einarbeitet. Ein menschliches Miteinander in der Landesgeschäftsstelle mit verschiedensten Teamevents – ob Laufgruppe, Pubquiz oder Kickerturnier
• Viele Benefits: Weiterbildungsangebote, Hansefit, Radleasing, kostenfreie Mitarbeitendenparkplätze, gute Anbindung an den ÖPNV, arbeitgeberbezuschusste Mahlzeiten, verschiedene Vergünstigungen über DRK-Rahmenverträge sowie den Krankenrücktransportdienst über den DRK-Flugdienst (z.B. bei einem Unfall im Urlaub)